La obligación de conservar documentos y su cumplimiento normativo
Conservar documentos, un imperativo legal
Facturas, libros de contables, registros, contratos, correspondencia… son documentos de uso corriente para cualquier empresa, con independencia de su tamaño o sector. Atesoran una información básica para el desarrollo del negocio que no puede descuidarse. Y es que además de servir como justificante o prueba de las operaciones y transacciones, estos documentos, que deben conservarse por mandato legal durante distintos periodos de tiempo, pueden ser requeridos en cualquier momento por la Administración Pública -Hacienda o Tribunales- para su inspección.
Pero ¿por cuánto tiempo se extiende la obligatoriedad de conservar los libros o las facturas? Por ley, la documentación contable debe conservarse durante seis años, y diez para deducciones, haciendo siempre un registro para la LOPD. Es conveniente guardarla en un formato que no solo garantice su durabilidad, por ejemplo, en PDF/A, para que además facilite el acceso rápido a la información, en el momento en que se requiera.
Otro tipo de documentos, como los relativos a infracciones laborales, de la Seguridad Social y de riesgos laborales, deben guardarse por periodos de tres, cuatro y cinco años, respectivamente, según indica asesor contable. Además de lo anterior, las instituciones públicas han fijado otros plazos de conservación de documentos para aquellas cuestiones relativas a préstamos, inmovilizado, bienes de inversión o ejercicios con base imponible negativa, los cuales se extienden hasta que sean devueltos, amortizados, o regularizados.
Pautas para la óptima conservación de documentos
En la actual era digital, la obligación de conservar documentos afecta a todos los soportes. Si hablamos de documentos en papel, como tickets, nóminas o contratos deberían conservarse en ese formato. Si el soporte es digital, formato de uso creciente, por ejemplo, en facturas -luz, agua, gas, telefonía- se conservarán del mismo modo. En todo caso, ambos tipos de documentos deberán preservarse de modo óptimo. Y esta exigencia implica distintos aspectos en función del medio usado porque los riesgos a los que está expuesto un documento en papel son muy distintos a los que podrían afectar a la documentación electrónica.
Poner en práctica las siguientes directrices podría contribuir a eliminar cualquier potencial peligro:
- Conservación de documentación en papel. En este caso, es preciso tener en cuenta factores como el tipo de papel utilizado, el sistema de impresión o el tipo de consumible empleado, ya que influyen en la conservación de los documentos al afectar a su durabilidad. Por ejemplo, la tecnología de transferencia térmica y el papel utilizado, tiene una durabilidad menor que un documento impreso con una impresora láser o de inyección de tinta, cuyos consumibles hayan pasado por una certificación que así lo asegure (ISO).
En todo caso, es recomendable fotocopiar o escanear aquellos documentos que sea necesario conservar. Especialmente en los casos en los que tengamos dudas sobre su durabilidad, como sucede, por ejemplo, con un ticket de compra. - Conservación de documentación digital. En este caso, la clave está en evitar el riesgo de acceso indebido a la información y el de su pérdida. Por ello, es preciso implantar las medidas de seguridad informática más adecuadas y hacer copias de seguridad de los documentos.
En definitiva, para garantizar que nuestros documentos en papel se mantengan en perfecto estado de conservación durante los años que exige la ley, e incluso por muchos más, lo ideal sería, además de preservarlos de la luz, del aire y de la humedad, imprimirlos con modernos equipos láser o de inyección de tinta, usando los consumibles y el papel recomendados. De ese modo, la durabilidad del documento se alargará y estarán siempre como el primer día.
