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Cómo los escáneres de documentos ayudan al sector sanitario

Cómo los escáneres de documentos ayudan al sector sanitario a cuidarnos aún mejor

Una población cada vez más envejecida, un incremento de la carga administrativa, más trabajo… Cada vez son más los frentes abiertos que aumentan la presión sobre el sector sanitario de toda Europa.

Las demandas administrativas y presupuestarias son cada vez mayores, lo que está obligando al sector sanitario a trabajar de manera más eficiente1. A esto se suman los cambios provocados por la pandemia del COVID-19, que han hecho que los profesionales del sector tengan que adaptarse rápidamente. En este panorama están apareciendo nuevas fórmulas de trabajo y se está acelerando, en general, la transformación digital de la sanidad.

Parece obvio decir que cuanto más tiempo pasan los sanitarios con los pacientes, mejor calidad de cuidado y servicio pueden dar.2 Sin embargo, el volumen de trabajo administrativo que sobrellevan estos profesionales es enorme: de media, cada día pasan a través del sistema de un profesional sanitario unas 120 tareas administrativas, y para mayor engorro, muchas de ellas vuelven al sanitario para ser revisadas o rehechas por algún error o porque falta alguna parte de la información, haciéndoles perder su precioso tiempo. Esto, junto a cada uno de los minutos dedicados a gestionar la información guardada en documentos físicos –incluyendo el acceso a historiales médicos, recetas, informes y cartas- añade aún más presión a esa carga que mencionábamos al principio.

La transformación digital en el sector sanitario

El 70% de los trabajadores sanitarios asegura que la duplicación de tareas y unos procesos manuales demasiado lentos les impiden alcanzar sus prioridades diarias, y que esto tiene un impacto en la experiencia del paciente.4 De ahí que muchas organizaciones sanitarias estén buscando nuevas y mejores maneras de gestionar la información, y un factor clave para ello es la digitalización de la información del paciente.   Precisamente, nuestro informe ‘Tecnología en el sector sanitario’, que investiga cómo está cambiando la manera en la que la información médica se almacena y se comparte, revela que dos tercios de los profesionales del sector creen que los procesos digitalizados son más eficientes que los sistemas basados en papel.4  
El paso más sencillo para crear estos informes electrónicos es convertir a un formato digital los que hay en papel, de forma que la información que contienen pueda ser compartida y esté accesible para quienes la necesiten. En este sentido, los escáneres de documentos son una pieza fundamental, y cada vez más importante, del equipamiento clínico.

¿Por qué es necesario un escáner?
Convertir informes físicos en documentos digitales que puedan ser leídos, almacenados, buscados y compartidos de manera rápida y segura es más fácil de lo que podemos pensar.
Con un escáner de documentos podemos crear PDFs que podemos enlazar directamente con los historiales electrónicos de los pacientes, de manera que, gracias a las búsquedas por palabras clave, el acceso a los datos de los informes médicos sea más rápido y sencillo. Asimismo, el uso de los escáneres permite que la información pueda ser leída e importada directamente a sistemas de gestión e información de pacientes como Docman o EMIS.

Utilizar un escáner para digitalizar la información implica que sea menos probable perder, traspapelar o filtrar los archivos, y evita riesgos de daños físicos o de seguridad. Además, si las tarjetas o recetas que manejamos contienen códigos de barras, podemos elegir un escáner departamental que soporte software de escaneado de código de barras y de este modo ahorrar tiempo y evitar errores, ya que, gracias a la información contenida en los códigos, el dispositivo guardará automáticamente el documento en las carpetas predefinidas.

Un acceso más sencillo a historiales médicos

La capacidad del personal administrativo para compartir la información adecuada con la persona apropiada en el momento justo es clave para que se puedan tomar mejores decisiones informadas respecto a los pacientes. Un 77% de los profesionales sanitarios está de acuerdo en que los procesos digitales serán cada vez más importantes4. Y si además esta información está accesible de manera sencilla en los distintos puntos de contacto del paciente, se logra un sistema sanitario mucho más interconectado4.

El ejemplo de un hospital francés que integró diez años de notas de pacientes en un solo conjunto de datos es ilustrativo: esta iniciativa les ha permitido tener una visión global de las tendencias y gracias a ello pueden abordar sus servicios sanitarios de manera más estratégica. De este modo, por ejemplo, analizando las correlaciones entre diferentes variables –como la identificación de factores comunes en pacientes con condiciones específicas- han sido capaces de rastrear la efectividad de diferentes medicaciones prescritas.4 Así es como la tecnología marca verdaderamente la diferencia.

Para saber cómo Brother puede ayudar a las empresas del sector a reducir el trabajo administrativo, mejorar el rendimiento del personal y ofrecer a los pacientes un mejor servicio, consulta nuestros escáneres especializados para la industria sanitaria.

Fuentes:

1. https://osha.europa.eu/en/publications/reports/current-and-emerging-occupational-safety-and-health-osh-issues-in-the-healthcare-sector-including-home-and-community-care

2. https://pilotfeasibilitystudies.biomedcentral.com/ “A pilot study of the duration of GP consultations in Ireland” -  01 December 2019

3. https://www.england.nhs.uk/gp/case-studies/tackling-a-backlog-of-admin-tasks-north-brink-practice-midlands-and-east/

4. Savanta: "Technology in healthcare" – Enero 2021


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