¿Cómo puede beneficiarse tu oficina de los servicios de impresión gestionada?
En una empresa, una buena optimización de los recursos se vuelve una tarea fundamental para el desarrollo del día a día. Ahorrar costes y evitar pérdidas de tiempo innecesarias son dos variables fundamentales para que la productividad no decrezca.
Con el fin de favorecer que esto sea así, es necesario ejercer un control sobre el uso que hacemos de los recursos que tenemos disponibles.
En muchas ocasiones, las empresas hacen un estudio para reducir costes al máximo posible, pero muchas veces, se olvidan de optimizar algo tan fundamental para el día a día de una oficina como es la impresión.
Hay gran cantidad de empresas que subestiman los costes de impresión y no caen en la cuenta de que esto es un error. No se trata solo de comprar un dispositivo, sino que también hablamos del coste operativo de los consumibles, el papel empleado y el mantenimiento del equipo o equipos, entre otros. ¿Sabías que, según un estudio de All Associates Group, Inc., tan solo el 20% de los costes de impresión son costes visibles. Este desconocimiento puede suponer un gasto importante que sumar al negocio.
NOTA: (Diseño de infografía con los datos del estudio de forma visual)
Para controlar mejor estos costes, y conseguir reducir la hoja de gastos en este aspecto, existen los Servicios de Impresión Gestionada o Servicios Gestionados de Impresión (Management Print Services, MPS en inglés).
¿Qué son los Servicios de Impresión Gestionados?
Los Servicios Gestionados de Impresión o Impresión Gestionada consisten en la contratación de un proveedor externo para que evalúe, optimice y gestione de manera continuada un entorno de impresión de una empresa para, así, poder reducir costes, mejorar la productividad y la eficiencia, además de reducir los riesgos de seguridad.
En estos servicios MPS se incluyen:
- instalación y mantenimiento de los equipos,
- el envío de todos los consumibles,
- consultoría y soporte técnico especializado.
De este modo, es más fácil ejercer un control sobre la gestión de impresión que se realiza en nuestra oficina, conociendo de antemano la respuesta a varias preguntas como, por ejemplo: ¿cuántas páginas imprimimos durante un periodo de tiempo concreto? ¿Cuál es el volumen total de trabajos enviados a imprimir? ¿Cuál es el coste de impresión de cada trabajador o el nuestro propio?
NOTA: GIF de automatización de procesos, cadena de montaje.
Ventajas de los Servicios de Impresión Gestionados
Cada vez más negocios deciden contratar servicios de impresión gestionada para poder despreocuparse de los gastos y la gestión en este ámbito, sabiendo que así están controlados por un profesional. A continuación, verás algunas de las ventajas de cómo puede contribuir este servicio a la empresa:
a) Reducción de costes y tiempo.
Con un Servicio Gestionado de Impresión, puedes conocer cuál es el gasto de impresión y cómo se reparte, para así elaborar un plan que ayude a reducir esta inversión.
Con este servicio, solo se paga por lo que se consume. Teniendo en consideración el volumen de impresión de la oficina, se calcula el coste por página, la distribución de los equipos en el espacio de trabajo, los consumibles necesarios para ese volumen y se recibe el soporte técnico necesario.
Esto evita gastos imprevistos relativos al mantenimiento del dispositivo y ayuda a tener un control eficiente del presupuesto. Aparte del ahorro de tiempo que supone olvidarse de la compra e instalación de nuevos consumibles y la gestión de las incidencias técnicas.
b) Maximizar la productividad.
Al poder derivar la gestión del servicio de impresión a un ente externo, como comentábamos, se liberará a los trabajadores de esta tarea para que puedan centrarse en otras tareas que aporten un mayor valor a la empresa.
Por otro lado, la garantía del funcionamiento óptimo de los dispositivos, tendrán una incidencia directa en la productividad del negocio, al evitar tener el equipo inactivo por avería en momentos inoportunos.
c) Rentabilizar el uso de dispositivos.
Cuando se tiene contratado este tipo de servicios, se adquiere todo lo necesario para imprimir en la oficina. Desde la instalación, hasta el suministro de los consumibles necesarios y una gestión de las incidencias según el nivel de asistencia acordado. Recibirás reportes del uso de cada dispositivo para así estar siempre informado, haciendo más sencillo el proceso de toma de decisiones para optimizar el coste y la productividad de los empleados.
d) Mejorar los procesos de gestión de los documentos y usuarios.
El Servicio de Impresión Gestionada te puede dar información sobre el volumen de impresión total o por usuario, permitiendo un mayor control y evitando, de este modo, que los empleados hagan un uso de la impresión distinto al de la actividad de la empresa.
Además, pueden establecerse otro tipo de restricciones en cuanto a la configuración de la impresión: si debe ser en monocromo o se permite la impresión a color por usuario; predefinir un perfil de impresión estándar; o, incluso, orientar las impresiones hacia los equipos de menor coste de impresión.
En un negocio, los servicios gestionados de impresión te ayudan a tener un mayor conocimiento del uso que se da a un elemento tan importante en la oficina como es el parque de impresión.
Tanto si se trata de una compañía con una gran cantidad de trabajadores en plantilla, como en pymes, tener la impresión gestionada puede ayudar a aumentar la productividad del negocio y a despreocuparte de este aspecto, para que puedas emplear el esfuerzo en tareas más relevantes para el desarrollo de la compañía.
