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6 formas de proteger tu información impresa

6 formas de proteger tu información impresa

  • 2 minutos

Con la introducción de GDPR, las directrices en torno a los datos son más estrictas que nunca, y las consecuencias son más graves para aquellos que no toman medidas para proteger la información confidencial. Al revisar los procesos de recopilación y almacenamiento de datos en tu empresa, ¿has considerado si tu impresora puede estar en riesgo? Es fácil pasar esto por alto. El hecho es que la seguridad de las impresoras hoy en día va más allá de los documentos impresos, porque estas hacen mucho más que imprimir.

En las manos equivocadas, tu equipo podría ser utilizado para acceder a información confidencial contenida en documentos impresos. Los hackers también pueden interceptar archivos de impresión u obtener credenciales de usuario y utilizarlas para acceder a la red de los ordenadores.

Para que puedas mantenerte al tanto de cualquier riesgo potencial, te contamos las 6 formas de proteger tu información impresa. Es una lista rápida y sencilla para asegurarte de que la o las impresoras en tu empresa mantengan toda la información confidencial a buen recaudo.

  1. Elige un lugar seguro: ¿Has colocado tu impresora en algún sitio donde se pueda ver? Si eliges un espacio que esté a la vista en lugar de estar escondida en una habitación separada o en un rincón aislado, podrás estar atento a su actividad. También es un gran elemento disuasorio para los fisgones, lo que es especialmente importante en áreas donde el público puede entrar y salir, como una zona de recepción.
  2. Protege el equipo: Si tratas con datos confidenciales de forma regular, piensa en proteger físicamente tu impresora para que no pueda ser robada fácilmente. Puede sonar un poco extremo, pero las impresoras con disco duro pueden almacenar información a la que se puede acceder o interceptar. Independientemente del motivo, si tu máquina cayó en las manos equivocadas, también lo hacen los datos que almacena.
  3. Vigila el papel: Restringir el acceso al papel puede sonar obvio, pero este simple movimiento podría reducir significativamente el riesgo de robo o fraude. Esto es especialmente importante si utilizas papel de seguridad preimpreso, por ejemplo, cheques o recetas médicas. Para ayudar a evitar cualquier acceso no autorizado, también puedes asegurar la bandeja de entrada de papel en el dispositivo. Recuerda también destruir el papel con información sensible, una vez que ha sido utilizado.
  4. Descentraliza el riesgo: Si ciertos departamentos manejan datos confidenciales de forma regular, puedes considerar la posibilidad de asignarles una impresora independiente. De esta manera te asegurarás de que los documentos confidenciales no sean interceptados fácilmente.
  5. Modifica la contraseña: Las impresoras viene con una contraseña de administrador predeterminada que puede ser fácil de adivinar. Cuando la configures, cerciórate de establecer una contraseña segura que sea única para ese dispositivo.
  6. Usa un equipo seguro: Comprueba que tu dispositivo tenga las características de seguridad que tu negocio necesita. Las impresoras Brother admiten protocolos de comunicación y cifrado estándar del sector. También es una buena idea comprobar si tu impresora tiene un bloqueo de configuración para evitar que un usuario no autorizado la pueda cambiar. Si deseas aún más control, considera una impresora con un bloqueo seguro de funciones. Esto permite controlar qué usuarios pueden cambiar la configuración o utilizar ciertas funciones con un PIN o una tarjeta de acceso NFC.

Existen algunas funcionalidades que permiten imprimir documentos confidenciales de forma segura. Algunas de sus principales características y beneficios son:

  • Autenticación con tarjeta: Los documentos sólo se imprimen cuando están listos para recogerlos en la impresora. Esto se hace con una tarjeta de identificación con NFC (Near-Field Communications) que libera los documentos para ser impresos cuando se pasa la tarjeta por el equipo.
  • Administración de permisos sencilla: Los usuarios pueden ser agregados y eliminados en unos pocos pasos sencillos. El administrador puede configurar perfiles personalizados por usuario y se puede conceder acceso individual a algunas o a todas las funciones de la impresora.
  • Impresión segura: Los documentos sensibles sólo se imprimen cuando se libera el trabajo de impresión de la impresora, en este caso mediante un número PIN preconfigurado al ordenar la impresión. 

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