7 pasos a seguir para mejorar la seguridad de impresión en la empresa

Según el estudio sobre el panorama global de la seguridad de impresión de Quocirca*, que aborda la complejidad y el nivel de vulnerabilidad de dicha seguridad, el 59% de las empresas han experimentado pérdidas de datos en 2018, lo que a las empresas europeas les cuesta una media de 400.000 euros al año.

Dada la naturaleza compleja de la seguridad de la impresión, Brother recomienda a las empresas seguir siete pasos para protegerse de los grandes riesgos reputacionales, legales y financieros que pueden derivarse de una pérdida de datos:

1. Implicar a la dirección: El nivel de riesgo que originan los ciberataques y la violación de los datos, junto con los requisitos establecidos por el GDPR, hacen que no solo el departamento de TI tenga que controlar las necesidades de seguridad de impresión, sino que también debe haber una implicación a nivel de dirección, de los CIOs (Chief Information Officer) y los CISOs (Chief Security Officer).
2. Auditar el parque de impresión: Para cualquier empresa es fundamental descubrir cualquier vulnerabilidad en la seguridad de la impresión, asegurando que los procesos de impresión también se incluyan en las auditorias rutinarias sobre seguridad. Esto es particularmente importante si tu compañía tiene una mezcla de equipos nuevos y heredados. Entre los beneficios de los Servicios de Impresión Gestionados (MPS), están no solo el que los proveedores ofrecen evaluaciones completas, sino que la evaluación implicará el análisis continuo de los dispositivos, una vez que el parque de impresión se optimice y sea seguro.
3. Cambiar las contraseñas preconfiguradas por los administradores: Las claves preconfiguradas por defecto son un punto débil para los equipos de impresión. Pero la buena noticia es que esto se soluciona fácilmente. Y es que una vez que se instala el equipo, basta con cambiar dichas claves por contraseñas potentes y seguras.
4. Actualizar el firmware: Los riesgos potenciales en los dispositivos de impresión pueden reducirse significativamente al actualizar el firmware y configurar el equipo para que se actualice automáticamente. Si tuvieras cualquier duda con respecto a este aspecto, lo mejor es que solicites asesoramiento al fabricante.
5. Proteger los trabajos de impresión: No solo debes proteger tus equipos de impresión, sino también proteger los documentos que envíes a imprimir. La encriptación de extremo a extremo del tráfico de la red garantiza el envío seguro de trabajos a las impresoras. Y como la mayoría de los equipos de impresión almacenan temporalmente los trabajos, es importante asegurarse de que los datos están encriptados para que no sean interceptados. 
6. Monitorizar los dispositivos: Conocer el estatus actual de los equipos proporciona una visión completa de todo el parque de impresión. Las empresas deberían considerar usar sus herramientas de software para monitorizar los dispositivos y solucionar cualquier problema tan pronto como éste se origine. Los dispositivos generan una gran cantidad de datos y, a menudo, se pueden usar para identificar posibles brechas de seguridad y así solucionar rápidamente cualquier ataque. Los usuarios de MPS también pueden obtener informes de cumplimiento periódicos, que deben incluir la monitorización y la notificación de violaciones de datos.
7. Concienciar a los empleados: Dado que muchos incidentes de pérdida de datos se produjeron involuntariamente - según el informe de Quocirca, el 32% de los incidentes de seguridad de impresión tenían que ver con acciones accidentales de los usuarios-, es fundamental que las empresas conciencien a los empleados sobre la importancia de proteger la información confidencial y las posibles amenazas que podrían originarse si no llevan a cabo esta tarea. A menudo, los proveedores de MPS ofrecen ayuda a los empleados a través de cursos de formación.

* Quocirca realizó una encuesta online a 250 empresas y pymes de Reino Unido, Francia, Alemania y EE.UU. en diciembre de 2018.