4 pasos sencillos para proteger tus datos impresos
Muchas empresas entienden la importancia que tiene la seguridad de los datos y cuentan con una potente estrategia TI para proteger la información sensible para su negocio. Sin embargo, a menudo se pueden pasar por alto aspectos que también afectan a esa seguridad de los datos, como es el caso de la impresión.
Los servidores proporcionan almacenamiento de acceso controlado; los ordenadores, portátiles y tabletas están protegidos con claves; los archivos y bases de datos individuales también pueden tener una capa de seguridad extra. ¿Pero qué pasa cuando enviamos a imprimir información sensible?
Una vez que obtenemos acceso a documentos confidenciales, estos se envían a una impresora que no suele ser tan segura como el resto de la red TI de la empresa, y es ahí donde los documentos podrían interceptarse. Afortunadamente, existen soluciones sencillas que evitan que la información sensible caiga en las manos equivocadas.
Empecemos por tener en cuenta cuatro consejos sencillos para incrementar la seguridad de los documentos que imprimimos:
- Hacer un seguimiento de lo que se imprime: el primer paso para hacer que tu impresora sea más segura es identificar cualquier posible riesgo en los datos. Para conseguir esto, necesitas saber quién está imprimiendo, qué está imprimiendo y cuándo. Y una herramienta de gestión de la impresión te puede ayudar a conseguir esta información. Se trata de un panel de control simple que proporciona un mejor control al ayudar a hacer un seguimiento del uso y los costes. Además, permite generar informes, lo que también significa que puedes contar con una auditoria ante cualquier violación de la seguridad, ya que permite identificar rápidamente los datos que han sido impresos o procesados.
- Dar permiso solo a usuarios autorizados: ¿cuántos de nosotros no hemos enviado un documento a imprimir, nos hemos puesto con otra tarea y hemos olvidado recogerlo de la impresora? Es muy fácil cometer este error. Se estima que cada año los empleados dejan una media de 600 documentos en la impresora sin recoger. Si esos documentos tienen información confidencial, los datos podrían caer en las manos equivocadas. Por eso, es fundamental pedir a los empleados que usen un PIN o una tarjeta NFC para desbloquear los trabajos impresos. Esto limita el riesgo de que se intercepte información sensible, además de reducir el despilfarro de papel. Y resulta especialmente útil para determinados departamentos, como el de RR.HH., el de Legal y el de Finanzas, ya que manejan importantes cantidades de documentos confidenciales.
- Bloquear los recursos: para aquellos estos departamentos en los que se suele manejar información sensible, es fundamental implementar un nivel de seguridad en la impresión incluso mayor. Con algunas impresoras tenemos la capacidad de bloquear todas las funciones de impresión hasta que un usuario autorizado se logue. También podemos establecer límites de tiempo específicos para recoger los documentos, haciendo que la impresora elimine los datos después de que pase ese tiempo. Esto se puede ajustar a tus necesidades si es un periodo de horas o incluso de días. Y con algunos dispositivos también podemos utilizar Active Directory de Microsoft o un servidor de autenticación por LDAP (Protocolo ligero de Acceso al Directorios) para controlar quien puede (y no puede) acceder a las impresoras de tu empresa.
- Más seguridad en el escaneado de documentos: tus soluciones de impresión segura no deberían limitarse a la impresión de documentos. Puedes proteger también todos los documentos que escanees como archivos PDF con una clave o usando el protocolo Secure File Transfer (SFTP). Escanear a SFTP garantiza que todo lo que escaneamos está 100% protegido, ya que nos permite enviar datos escaneados a nosotros mismos o a un cliente de forma normal, pero con una capa de cifrado adicional. De esta manera, si alguno de los documentos escaneados es interceptado, la información sigue estando a salvo y segura.
