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Cinco beneficios sobre el uso de los Servicios de Impresión Gestionada que no conocías

Cinco beneficios de los Servicios Gestionados de Impresión que no conocías

Para muchas empresas, la instalación, el mantenimiento y la actualización de sus impresoras puede ser una tarea compleja, que pocas personas pueden llevar a cabo. Por eso las compañías están optando por los servicios gestionados de impresión (en inglés MPS, Managed Print Services) para simplificar la gestión de sus impresoras y controlar los costes.

Los servicios gestionados de impresión son mucho más que una simple solución de alquiler de impresoras, que no incluye solo la reposición automática consumibles. Los servicios gestionados de impresión son soluciones ofrecidas por los principales proveedores de impresión para ayudar a las empresas a gestionar y controlar sus equipos, entre los que se incluyen escáneres, faxes e impresoras multifunción. Gracias a su flexibilidad y adaptabiliad, también las pequeñas empresas pueden beneficiarse de este completo servicio.

Por lo general, cuando se adapta el servicio de impresión a las necesidades de las empresas, estas experimentan una mejora significativa en la eficiencia, la productividad y el ahorro en la impresión, garantizando la seguridad de la información que se imprime en ellas.

Entonces, ¿cuáles son los principales beneficios de los servicios gestionados de impresión para empresas y empleados?

1. Menos molestias

Muy pocas empresas tienen a su disposición un experto en impresión encargado de gestionar y mantener los equipos instalados. Esto implica una dedicación de tiempo que podría ser empleado en otras tareas más releventes, como por ejemplo cuestiones del negocio. Afortunadamente, un servicio gestionado de impresón evita estas molestias a cualquier compañía.

La supervisión remota, combinada con el servicio automatizado, alertas sobre averías y estado de los consumibles, garantizan que los usuarios puedan centrarse en sus tareas diarias. La gestión completa de las impresoras - incluyendo la provisión de un servicio de atención al cliente que ha contratado un servicio gestionado de la impresión dedicado a la gestión de consultas y problemas relacionados con la impresión - reduce la gestión y libera tiempo al equipo de TI de las empresas.

En caso de incidencias, el servicio técnico telefónico y el nivel de servicio de reparación acordados previamente garantizarán un tiempo de inactividad de la impresora mínimo.

2. Adiós CapEx, hola OpEx

La tecnología avanza más rápido que nunca, y algunos equipos no tardan mucho en quedarse obsoletos. Esto significa que si una compañía invierte mucho presupuesto en la adquisición de estos equipos, el coste de adaptarse al ritmo al que avanza la tecnología y a sus cambios acelerados puede ser muy elevado. Estos servicios de pago por uso permiten permiten transformar las operaciones de impresión de gastos de capital (CapEx) a gastos operativos (OpEx), reemplazando esa inversión significativa de capital y los costes variables de funcionamiento continuo por cuotas mensuales fáciles de provisionar.

Además, los proveedores de Servicios Gestionados de Impresión no sólo recomendarán el mejor hardware que se adapte a cada empresa, sino que también le recordarán cuándo actualizar los equipos para contar siempre con la última tecnología.

3. Mayor seguridad

Un aspecto importante que se debe tener en cuenta al considerar contratar la impresión en modo servicio es identificar los posibles riesgos de seguridad y de Protocolo de Internet (IP), para diseñar un plan de seguridad a medida de cada empresa, con el fin de evitar cualquier ataque cibernético o violaciones en la privacidad de los datos.

Desde restricciones en las funcionalidades hasta la implementación de nuevos protocolos de impresión; una seguridad en la impresión más inteligente puede cerrar cualquier brecha. Y se debe insistir en que los dispositivos en red tengan integradas funciones de seguridad de alto nivel, como la protección a través de tarjetas NFC o un código PIN, así como la encriptación a nivel corporativo para proteger la información confidencial que se esté manejando.

4. Reducción del impacto medioambiental

Si lo que se busca es reducir el impacto sobre el medioambiente, la impresión en modo servicio ayuda a gestionar y controlar la cantidad de papel, energía y consumibles que se usan. La recogida y el reciclaje de los consumibles usados es una opción que puede añadirse como parte del servicio contratado.

Además de reducir los residuos, las soluciones de MPS facilitan el seguimiento y el control del uso de la impresión, y ayudan a identificar las áreas en las que puede optimizar su uso y a aplicar las mejores prácticas para el usuario.

5. Visibilidad y control

El filósofo de la administración Peter Drucker dijo una vez: "No se puede gestionar lo que no se puede medir"; y esto se aplica también a los equipos de impresión.

Los servicios gestionados de impresión no solo ofrecen una infraestructura de impresión que garantiza la disponibilidad de un equipo y la capacidad de atender el volumen de uso que cualquier empresa requiere, sino que también permiten realizar un seguimiento detallado del uso de cada impresora.

Lo más importante es encontrar un proveedor que ofrezca estos servicios a través de la nube para poder monitorizar los equipos de forma constante. Desde la recopilación de datos, pasando por el uso por parte de los empleados, hasta las alertas automáticas sobre la necesidad de sustituir los consumibles.

Esta información se refleja en informes regulares que el proveedor debe ofrecer con el fin de identificar oportunidades para optimizar la infraestructura de impresión y tomar realmente el control de los gastos relacionados con la impresión de toda una empresa, independientemente de su tamaño.

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