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Externalizar la gestión de la impresión

Externalizar la gestión de la impresión: una opción rentable para la pequeña empresa

Es muy común que las empresas recurran a la externalización de procesos o servicios que no son esenciales en su negocio, pero sí necesarios para el funcionamiento de la actividad de la empresa. Los servicios más comunes a los que las empresas no suelen destinar recursos internos son: limpieza, mantenimiento de edificios, gestión de redes sociales o página web y la gestión de la impresión – objeto de este artículo.

Ventajas del Outsourcing o externalización de tareas

Las empresas que satisfacen la demanda outsourcing de otras, suelen ser especialistas en su sector; por lo que se benefician de economías de escala y tienen acuerdos muy beneficiosos con los fabricantes o proveedores de su segmento. Es decir, parten de una situación ventajosa frente a alguien con un core business distinto y eso les permite: 

  • Ofrecer servicios con un coste muy competitivo.
  • Dar un mejor servicio que un recurso interno de la empresa debido a su especialización.
  • Conocimiento profundo de su actividad (mejores productos, soluciones, herramientas a disposición, últimos avances, etc.)

Porqué externalizar los servicios de impresión

Los servicios de impresión son uno de los sectores con mayor demanda outsourcing, por la baja probabilidad de que las empresas destinen recursos internos y por los numerosos beneficios que reporta externalizar esa tarea. A continuación, expondremos algunos de los más significativos.

Evitar problemas con las impresoras

Las impresoras son un hardware imprescindible en cualquier oficina y un fallo en su funcionamiento puede acarrear un problema grave. Para evitar situaciones desagradables que afecten al ritmo de trabajo, es imprescindible hacer un buen uso de todos los recursos: incluido las impresoras.

Y qué mejor guía para un correcto uso de los equipos de impresión, que un hilo directo con un equipo especializado que asesore a la empresa cuando lo necesite. Alguien que aporte un plus de tranquilidad y ayude a prevenir cualquier problema que se pueda ocasionar por un uso indebido o una mala práctica.

Ahorrar costes

Uno de los factores que impulsa la externalización de servicios y procesos es ahorrar costes. Y no solo el derivado del servicio que se contrata (consumibles, mantenimiento, equipos, etc.), sino también el de los recursos internos que la empresa se puede ahorrar o destinar a otros asuntos que reporten un mayor beneficio. 

Una empresa cuyo core business es la gestión de la impresión, siempre irá un paso por delante de las que no están especializadas en ello. Es una cuestión de experiencia, conocimiento del sector y capacidad para negociar los mejores precios. Los ingredientes necesarios para abaratar costes y ofrecer sus servicios muy por debajo de la media de mercado.

Ahorrar tiempo y recursos

Cuando hablamos de horas, en el entorno empresarial, es complicado no empezar a hacer números en la cabeza. Como todo recurso, el tiempo tiene un valor y es importante una buena gestión del mismo para sacar el máximo rendimiento a un negocio. Cada segundo cuenta y agilizar procesos dentro de una empresa puede elevar considerablemente la eficiencia y, por ende, los beneficios.

Mejor cuidado de los equipos y mejor servicio

Cuando eres empresario quieres preocuparte lo mínimo posible de los equipos que adquieres para tu negocio. No quieres que te den ningún problema y quieres tenerlos siempre en unas condiciones óptimas para su uso. Aunque no existe una fórmula secreta con la que alargar la vida de los equipos de impresión, su vida útil dependerá del uso y el cuidado que se les dé, así de simple. Sin embargo, lo que sí que existe es una manera de delegar su mantenimiento y evitar así todos esos quebraderos de cabeza: los servicios gestionados de impresión. Contratando este tipo de servicios con una empresa especializada en gestión de impresión, no solo te otorgará cobertura ante cualquier situación desagradable, sino que también hará que tus equipos estén siempre en buenas condiciones ¡Una apuesta ganadora!

Servicios de impresión que se pueden externalizar o contratar

Con las ventajas de externalizar los servicios de impresión claras, solo queda resolver una pregunta ¿Qué servicios de impresión se pueden externalizar o subcontratar?

Es importante saber que las empresas cuentan con un amplio abanico de gestiones relacionadas con la impresión de las que no se tendrán que preocupar si se contratan los servicios gestionados de impresión. Aquí te mostramos algunos de los más demandados.

Instalación / Configuración

La ajetreada vida en la oficina no da tregua para que alguno de sus trabajadores pueda leerse las instrucciones, entenderlas y aplicar lo aprendido en todos los nuevos equipos de impresión de la oficina. Es verdad que con tiempo y esfuerzo cualquier cosa es posible. Pero ¿de verdad merece la pena perder el tiempo en algo que se puede subcontratar?

Pensándolo bien, una empresa especializada instalará y configurará los equipos en menos tiempo del que se tardaría, solo, en leer las instrucciones. Un ahorro de tiempo para la empresa y un quebradero de cabeza menos para el empresario. Un win-win en toda regla. 

Mantenimiento de las impresoras (asistencia in situ)

Un empresario nunca quiere que sus equipos de impresión fallen. Una luz roja que parpadea, papeles atascados y una cola de impresión cada vez más larga…una auténtica pesadilla. Llegado ese fatal momento, le encantará poder contar con alguien que devuelva la normalidad a su negocio a la mayor brevedad posible. Con los servicios gestionados de impresión, un técnico especializado se desplazará a tus oficinas.

Entrega automática de consumibles

Cada vez es más frecuente el consumo de servicios que permitan automatizar un proceso interno de la empresa, como por ejemplo la compra de consumibles para tus impresoras.

Hay un concepto que hoy en día está en boca de todos, el internet de las cosas. Una tecnología, como es internet, que se pone al servicio de aparatos tradicionales y que, permite a los negocios, enviar un aviso a su distribuidor de consumibles con el tiempo suficiente para nunca quedarse sin tinta. Hay cosas de las que es mejor no preocuparse.

Monitorización/accounting: obtención de reportes de uso

Las empresas viven muy pendientes de los datos y, hoy en día, existen infinidad de fuentes y métricas con las que realizar un informe y exprimir al máximo cada proceso, inversión o segundo de su tiempo.

Llevar una monitorización continua de sus equipos de impresión les permitirá hacer una guía de best practices, con recomendaciones de uso y prácticas a evitar. De esa manera se evitarán abusos o malas prácticas que eleven los costes de impresión. Cada gota de tinta cuenta.

Reciclaje

Hoy en día, las empresas destinan cada vez más recursos en el área de responsabilidad social. Por lo que es importante recordar que hay más vida para un cartucho de tinta o tóner de la que se le pueda dar en un negocio. Reciclando no solo se ayuda al medioambiente, sino que también se permite abaratar los costes de los consumibles. Además, teniendo contratados servicios gestionados de impresión, este importante gesto por el planeta queda resuelto, ya que la empresa contratada se encarga de recoger los consumibles usados y los envía a los centros de reciclaje. Rápido, sencillo y beneficioso para todos.

Consultoría/auditoria

Quien tiene una empresa y no ha escuchado hablar nunca de la Ley de Protección de datos o RGPD, tiene un problema serio. Todos los equipos de un negocio, incluidos los de impresión, están conectados a la red y, con ello, se convierten en una entrada trasera para hackers. Por eso es importante tener una traza sobre todos los datos que se imprimen o escanean, para evitar las terribles consecuencias de que los datos de los clientes terminen en manos equivocadas.

Además, todos los equipos deberán estar al día en cuanto a protección contra ciberataques se refiere y, es conveniente, disponer también de un medio para recuperar la información en caso de que se pierda. Las consecuencias de no disponer de estos dos importantes puntos pueden ser muy perjudiciales para un negocio ¡Mejor estar preparados! La mejor manera de cubrirse las espaldas es contratar a un equipo experto que les asesore y proteja de este feo panorama.  

La impresión sigue siendo un recurso fundamental para el buen funcionamiento de la actividad de una empresa y cuando no funciona bien, es un foco de preocupación, estrés y consume tiempo y energía. Los servicios gestionados de impresión son una solución profesional para mantener todo lo relacionado con la impresión funcionando normalmente y sin preocupaciones.

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