Cómo evitar que los costes de impresión sean impredecibles
Las empresas se están enfrentando a un periodo de volatilidad económica casi sin precedentes. La pandemia, los distintos disturbios políticos, y otros acontecimientos que estamos viviendo, han tenido un fuerte impacto en las cadenas de suministro. Como resultado, la inflación ha sufrido un repunte imparable, por lo que nuestra idea de que los productos y servicios tecnológicos rara vez suben de precio, y que, cuando lo hacen, es para ofrecer una mejor relación calidad-precio, ahora es cosa del pasado.
Ante esta atmósfera de inestabilidad, los líderes empresariales se preparan para la recesión que el año 2023 nos depara. Sin embargo, en agosto de 2022 IDC predijo que la inversión de TI en Europa continuaría creciendo un 4% este año, aunque un mes antes advirtió que un "escenario de recesión" alternativo podría dar lugar a una "modesta contracción". Además, la escasez de personal cualificado hace que muchos responsables de TI tengan dificultades para cubrir puestos y que sus equipos no den abasto. Todo esto también afecta a la gestión de los parques de impresoras y escáneres, cuyos costes se mirarán con lupa cada vez más.
IDC también destaca que las pymes no suelen disponer de reservas para afrontar etapas económicas difíciles, por lo que es "fundamental que utilicen la tecnología de forma inteligente y se centren cuanto antes en la eficiencia, el ahorro de costes, la productividad y la automatización para poder abordar la tormenta económica actual". La consultora de investigación también señala un comportamiento que se repite en las empresas más pequeñas: utilizan menos las tecnologías cloud y dependen más del hardware – como las impresoras –, por lo que son más vulnerables a los periodos de escasez.
Desde el punto de vista de la impresión, y teniendo en cuenta este panorama, nos surge una pregunta: ¿qué tienen que hacer las empresas para que sus procesos de impresión, copia y escaneado sean más rentables?
Es hora de analizar los costes de impresión
No hay duda de que los documentos impresos siguen siendo fundamentales para la gran mayoría de las empresas, y es poco probable que esto cambie a corto plazo. Pero es cierto que los volúmenes de impresión en las oficinas han bajado y puede que las necesidades no sean las mismas que antes de la pandemia.
En empresas que hayan adoptado nuevas modalidades de trabajo (teletrabajo, trabajo híbrido, trabajo en remoto, etc…), puede que su parque de impresión esté sobredimensionado. Por eso, las compañías deben preguntarse si sus dispositivos actuales de impresión y escaneado están funcionando de la forma más rentable y eficiente posible para sus empleados y para el negocio en general.
Más allá del coste inicial de la infraestructura, es importante conocer cuál va a ser el impacto económico total que implica imprimir un documento en términos de consumibles, como la tinta o el tóner. Si resulta que el coste de impresión es alto, esta información puede ayudar a implementar medidas de ahorro, como imprimir a doble cara, reducir la impresión en color o utilizar la opción de borrador.
Esto también nos genera otras dudas, como si el dispositivo que estamos utilizando funciona de la manera más eficiente posible. Los equipos más antiguos no suelen proporcionar esa información que necesitamos para planificar y gestionar con eficacia los recursos y, en muchos casos, tampoco ofrecen a sus usuarios todas las funciones que podrían aprovechar. Por tanto, lo más recomendable sería sustituir esos dispositivos por soluciones de impresión y escaneado más modernas, rentables, fáciles de integrar y que ofrezcan a los usuarios todas las funciones que necesiten.
De los datos a la estrategia
La adopción de un enfoque más estratégico en torno a la gestión de costes y la eficiencia es posible, ya sea reubicando los dispositivos para garantizar un uso más eficiente, automatizando los pedidos de consumibles, o identificando las tareas que generan costes innecesarios, como suele ser el uso excesivo del color o la impresión innecesaria en alta calidad. Actualmente, los equipos son más avanzados y permiten incluso supervisar el estado de los mismos para prever y programar las tareas de reparación u optimización necesarias, lo que evitará problemas más importantes en el futuro y garantizará el funcionamiento óptimo de los dispositivos.
Para muchas empresas, incluso las más pequeñas, los servicios gestionados de impresión pueden ser la mejor opción. Con la contratación de estos servicios, un socio especializado evalúa las necesidades y sugerirá mejoras, tanto en términos de hardware como sobre posibles mejoras de flujos de trabajo para gestionar sus documentos. Además, permite externalizar tareas que consumen mucho tiempo a los empleados, como las actualizaciones, las reparaciones, las optimizaciones del dispositivo y la solicitud de consumibles cuando estos se acaban.
Por otro lado, se cuenta con la garantía de que expertos en la materia se harán cargo de temas tan importantes y sensibles como la seguridad o la automatización de procesos empresariales, y sobre cómo sus operaciones de impresión pueden encajar en esfuerzos más amplios de transformación digital y productividad.
Asimismo, los servicios gestionados de impresión también pueden incluir la opción de renting, que ofrece planes adaptados como la posibilidad de que los costes se conviertan en un gasto operativo predecible en lugar de un coste de capital. Estas modalidades ofrecen transparencia y una mayor aceptación del coste de los mismos por parte del departamento financiero.
El nuevo año viene marcado por una incertidumbre económica que preocupa a las empresas, y a la sociedad en general. Por eso, es importante adaptarse a la nueva casuística y empezar a desarrollar una estrategia óptima que nos permita sobrevivir en todo este entramado. En este sentido, una actuación anticipada sobre la estrategia de impresión podría garantizar más seguridad de cara al futuro.
