Elige la tecnología más productiva para tu oficina

En cualquier negocio los recursos deben ser aprovechados al máximo, siendo la productividad algo vital para la viabilidad de la empresa. Como ya sabrás, la productividad consiste en realizar el máximo de tareas con los mínimos recursos disponibles. Por eso, la tecnología puede convertirse en un gran aliado.

Tecnologías que ayudarán a mejorar tu productividad

a.    Digitalización: Con la ayuda de los escáneres, los documentos que almacenamos de manera física pueden ser convertidos en archivos digitales para así almacenarse en una localización central, lo que nos aporta beneficios como:

1. Mejorar el flujo de trabajo.
2. Aumentar la seguridad.
3. Mayor facilidad a la hora de compartir y acceder a los documentos.

b.    Soluciones de gestión documental: Los sistemas de gestión documental se han convertido en un pilar fundamental de cualquier empresa debido a la cantidad de información digitalizada que es generada. Entre otros beneficios, la gestión documental mejora la productividad, ahorra costes y tiempo, gracias a que permite la automatización de las tareas administrativas y mejora la movilidad.

Los códigos de barras pueden contener mucha información en muy poco espacio. Por ello son un buen sistema para realizar un proceso de gestión documental digital debido a que:

• Reduce los errores de archivo al poder crearse reglas de renombramiento al escanear.

• Organiza automáticamente los documentos digitalizados.

• Optimiza grandes volúmenes de escaneado.

c.    Soluciones de seguridad: Con la puesta en marcha de la nueva Ley europea GDPR, la seguridad en los procesos empresariales se ha convertido en una prioridad. No debemos olvidar que la impresión y el escaneado son aspectos clave donde reforzar esta variable en las empresas, ya que pueden producirse fácilmente fugas de información confidencial. Algunas soluciones que favorecen la productividad en este sentido son:

1. Seguridad en la impresión: Permite controlar el uso de las funciones de la impresora de una forma sencilla, para que solo los usuarios autorizados puedan recoger los documentos impresos retenidos.
2. Personalización de pantallas: Para permitir crear accesos y flujos de trabajo personalizados, restringir el acceso a funciones por usuario y evitar fugas de información en tu escáner o impresora compatible.

d.    Opciones de conectividad: Limitarse exclusivamente al uso del ordenador puede suponer en algunos momentos una traba a la hora de agilizar tareas, ya que no siempre podemos disponer de él. Sin embargo, otros dispositivos, como el móvil, siempre lo llevamos encima. Es por eso por lo que, cada vez más, están surgiendo tecnologías que permiten trabajar directamente desde tus equipos de impresión o conectarte con ellos a través del teléfono móvil. Estos son algunos de los avances en este terreno:

1. Tecnología NFC: Esta tecnología permite conectar dos dispositivos, simplemente acercándolos. De esta manera, se pueden intercambiar datos, sincronizar dos equipos o utilizar datos de identificación, únicamente acercando una tarjeta o un teléfono móvil, lo que aporta confidencialidad, control de costes y seguridad.
2. Web Connect: Permite compartir documentos y fotos con sitios web predeterminados en la nube desde tu impresora multifunción, tarjeta de memoria o USB, tales como Google Drive, Dropbox, Evernote, etc.
3. Aplicaciones para dispositivos móviles: Permiten usar tu dispositivo móvil para trabajar con tu impresora o escáner, sin cables.

Ahora solo te queda decidir cuál de estas tecnologías es más útil en tu empresa para agilizar tareas, ganar en seguridad o en movilidad, entre otras, y ponerlas en práctica para incrementar la productividad de tu oficina.