7 factores a tener en cuenta para elegir un escáner

La digitalización de documentos puede traer grandes ventajas para el trabajo. Desde la mejora de la eficiencia y la accesibilidad- al tener los documentos digitalizados- hasta cumplir con las normativas vigentes en cuanto a conservación y gestión de documentos, contar con un escáner adecuado puede aumentar considerablemente la productividad y seguridad de los negocios. Por ello, es importante encontrar la opción más adecuada a los objetivos y necesidades de la empresa y, antes de tomar una decisión, hay ciertos aspectos clave que se deben considerar al elegir un escáner.

Adaptar el escáner a las necesidades del trabajo diario

En primer lugar, es fundamental evaluar la velocidad de escaneado. ¿Cuál es el volumen de documentos que se necesitan escanear? Si entre las tareas diarias se encuentra la digitalización de gran cantidad de documentos, la mejor opción es un escáner de alta velocidad para evitar retrasos en los flujos de trabajo. En este sentido, también es importante valorar la función de escaneado dúplex para digitalizar documentos a doble cara de una pasada, así como optar por un alimentador automático de documentos. Contar con estas opciones acelerará significativamente los procesos de digitalización.

Por otro lado, el entorno de trabajo también juega un papel importante. ¿Cuántos usuarios harán uso del escáner? Si varias personas necesitan utilizarlo, es recomendable elegir un escáner que se integre fácilmente en la red y que permita el acceso compartido. Además, si el trabajo no se desempeña en una localización fija o si requiere de desplazamientos habituales, contar con un escáner portátil y ligero facilitará enormemente el papeleo diario.

¿Cómo son los documentos que vamos a escanear? 

Los formatos y tamaños de los documentos que se necesitan escanear son otro aspecto relevante. Lo primero que hay que valorar es si el trabajo se realizará principalmente con documentos de tamaño estándar o si se necesitará escanear documentos de menor tamaño, como tickets o tarjetas. Hay que asegurarse de que el escáner elegido sea compatible con los tipos de documentos con los que se trabaja.

Del mismo modo, la resolución es un factor determinante para obtener una calidad óptima en los documentos digitalizados. Es esencial evaluar qué nivel de detalle y claridad necesitarán los documentos y buscar un escáner que ofrezca la resolución adecuada para satisfacer los estándares de calidad del negocio.

Para tener una idea más visual de todos los factores a tener en cuenta a la hora de comprar un escáner, te los mostramos en esta infografía: