Cinco aspectos a tener en cuenta al adquirir impresoras para trabajadores en remoto

La crisis sanitaria provocada por la COVID-19 nos ha obligado a todos a redefinir nuestra forma de trabajar. Tanto las empresas como los empleados han tenido que adaptar sus tareas para abordar este reto, y la impresión es un elemento clave dentro de este proceso evolutivo.

El aumento del teletrabajo ha obligado a las organizaciones a cambiar su percepción sobre las soluciones de impresión ante la necesidad de facilitar este proceso a sus empleados, independientemente de la ubicación de los mismos.

Dado que las empresas están continuamente pensando qué pueden hacer para apoyar a sus trabajadores durante estos tiempos tan difíciles, los equipos que permiten el teletrabajo y ofrecen una fácil integración en las redes domésticas son esenciales para que, tanto el personal como la empresa, se beneficien. Por lo tanto, los responsables de TI tienen que hacerse ahora la siguiente pregunta: “¿Qué debemos tener en cuenta a la hora de comprar una impresora para los empleados que están trabajando en remoto?”

Bajo nuestro criterio, son cinco los aspectos que los departamentos de tecnología deben considerar para proporcionar la mejor solución de impresión a los entornos de teletrabajo:

1. Conectividad y simplicidad – El empleado medio no es un experto en informática, por lo que debería ser una prioridad fundamental reducir la complejidad técnica de la instalación, la resolución de problemas y el mantenimiento de la impresora. El que los empleados tengan menos cosas de las que preocuparse ayuda a evitar la pérdida de tiempo en llamadas al equipo de soporte, así como el innecesario tiempo de inactividad, lo que les permite concentrarse en sus funciones y seguir con su trabajo.

Es un hecho que no siempre trabajamos con nuestros portátiles cuando lo hacemos desde casa, por lo que es fundamental contar con apps móviles que nos permitan realizar las tareas con mayor fluidez y eficiencia.

Con el fin de ayudar a los empleados a teletrabajar de manera efectiva, se deben considerar los beneficios que, a corto plazo, podemos obtener al contratar una solución de impresión hiperdistribuida, que aporte todo lo que se necesita para que los trabajadores sigan siendo productivos. Además del hardware, esta permite monitorizar, incluso a distancia, la instalación y la solicitud y entrega automática de consumibles, y tiene la capacidad de identificar y solucionar problemas en remoto, haciendo la vida más fácil y segura para todos.

2. Mejor uso del espacio – Incluso antes del distanciamiento social, el uso efectivo del espacio en las oficinas solía ser un motivo de reflexión para las empresas. Pero, con empleados adaptando sus hogares en espacios de trabajo, elegir soluciones de impresión que se adapten perfectamente a los mismos es más importante que nunca.

Si tu empresa se está planteando invertir en equipos para trabajar en remoto, es imprescindible que tenga en cuenta que las personas que van a trabajar desde casa no necesariamente requieren soluciones con especificaciones avanzadas, y muchas de ellas pueden tener dificultades de espacio. En estos casos, los equipos compactos ayudarán a aprovechar al máximo el espacio disponible.

Sin embargo, a medida que las empresas superen cada vez más los desafíos del teletrabajo – como la conectividad, la colaboración y la seguridad –, los usuarios comenzarán a esperar el mismo nivel de mejora en general. En la medida de lo posible, esto significa tener en casa las mismas funcionalidades que las que se tienen en la oficina. Garantizar un equilibrio entre las limitaciones de espacio de los usuarios y sus expectativas en materia de funcionalidades puede llevar más tiempo a corto plazo, pero, a largo plazo, mejorará la satisfacción de los empleados.

3. Preocupaciones medioambientales – Las empresas y sus empleados se preocupan cada vez más por el medio ambiente. Ahora más que nunca, queremos comprar a empresas que llevan a cabo procesos sostenibles¹, y los trabajadores buscan compañías que se tomen en serio el tema de la sostenibilidad².

Sabemos que las compañías generalmente solo evalúan la sostenibilidad de su impresora durante la parte operativa de su ciclo de vida, porque es ahí donde se producen los costes importantes (consumibles y energía). Pero ¿qué consideraciones deberían tener para seguir siendo sostenibles en la modalidad de teletrabajo?

Es importante recordar que, mientras que aquí los beneficios de sostenibilidad reducen los costes, la clave para marcar la verdadera diferencia es tener presente la sostenibilidad en cada una de las etapas del ciclo de vida de los equipos. Esto incluye las soluciones que se pueden utilizar para trabajar desde casa, y las empresas deben asegurarse de que el equipo que proporcionen a sus empleados es óptimo para el trabajo que se está realizando. En base a esto, las empresas deben preguntarse: ¿Esta impresora se ha fabricado de forma sostenible? ¿Ofrece mi proveedor la recogida y reciclaje gratuitos de cartuchos de tóner? ¿Y se encargarán de desecharlos de acuerdo con la directiva de la UE sobre residuos de aparatos eléctricos y electrónicos?

4. Seguridad – Todas las empresas dicen que la seguridad de los datos es esencial. Pero cuando el foco está en proteger los servidores, los ordenadores y las bases de datos, es fácil olvidar que las impresoras deben ser tan seguras como el resto de los dispositivos conectados a la red corporativa.

Dado que es poco probable que las redes domésticas de los trabajadores tengan el mismo nivel de seguridad que a nivel empresarial, hay que tener cuidado de no ofrecer una entrada trasera a la red, que de otro modo sería segura.

Sin el beneficio de una red segura detrás de un firewall corporativo, los trabajadores en remoto buscarán ayuda para gestionar la seguridad de las impresoras. Por ello, la elección de soluciones con características de seguridad de alto nivel – como la encriptación de extremo a extremo –, ayudará a resolver dichas preocupaciones.

Si los empleados que están teletrabajando ya cuentan con sus propias impresoras, aconsejamos preguntar sobre sus características de seguridad para estar seguros de que cumplen con las normas de seguridad, antes de autorizar su uso. Y, por último, asegurarse de cerrar el círculo de seguridad, proporcionando a estos trabajadores la capacidad de eliminar de forma segura documentación confidencial.

5. Eficiencia de coste – A medida que las empresas sigan enfrentándose a retos en la dotación de recursos y la gestión de las necesidades de los trabajadores en remoto, cualquier ahorro en tiempo, eficiencia y costes será fundamental para su rentabilidad.

Es un hecho que no siempre trabajamos con nuestros portátiles cuando lo hacemos desde casa, por lo que es fundamental contar con apps móviles que nos permitan realizar las tareas con mayor fluidez y eficiencia.Con el fin de ayudar a los empleados a teletrabajar de manera efectiva, se deben considerar los beneficios que, a corto plazo, podemos obtener al contratar una solución de impresión hiperdistribuida, que aporte todo lo que se necesita para que los trabajadores sigan siendo productivos. Además del hardware, esta permite monitorizar, incluso a distancia, la instalación y la solicitud y entrega automática de consumibles, y tiene la capacidad de identificar y solucionar problemas en remoto, haciendo la vida más fácil y segura para todos.

Invertir en un servicio gestionado de impresión hace que sea fácil rastrear el uso de la impresora, ayudándole a identificar las áreas donde puede optimizar su impresión y conseguir esos importantes beneficios en cuanto a costes y eficiencia. Con los servicios gestionados de impresión (o MPS), no solo se puede limitar el uso para gestionar el gasto, sino que su contrato también podría cubrir el mantenimiento para eliminar los costes imprevistos si un dispositivo deja de funcionar.

Más allá de un MPS, configurar las impresoras para que funcionen de forma más económica es una manera sencilla de reducir costes. Por ejemplo, activar el modo suspensión en las configuraciones reduce el consumo de energía si una impresora no se utiliza. Además, podemos reducir la cantidad de tóner y papel que se utiliza ajustando la configuración de la impresora, como bajar la calidad de impresión, imprimir en escala de grises o imprimir varias páginas en una sola.

¹ www.entrepreneur.com: "Es oficial: Los clientes prefieren empresas sostenibles" - diciembre 2018

² ft.com: "Los solicitantes de empleo quieren que los empleadores se comprometan a tener un impacto social significativo" - octubre de 2019