Cómo las pequeñas empresas pueden ahorrar costes con el renting de impresoras

El renting de impresoras puede ser una muy buena opción para que las pequeñas empresas puedan simplificar un proceso que también es vital para su negocio: la impresión. Libera a los negocios de tediosas tareas como el mantenimiento de las máquinas, la petición de consumibles, la reparación de hardware, o del esfuerzo que conlleva tener que comparar diferentes dispositivos hasta encontrar la tecnología adecuada para las distintas necesidades de impresión. Además, permite escoger el tipo de contrato – coste fijo o pago por uso –, y el tiempo de contratación que sea más conveniente, lo que supone un importante ahorro de dinero.

Alguna de las preguntas que pueden hacerse las pequeñas corporaciones sobre el renting de impresoras son tales como:

¿Qué es el renting de impresoras?

Es un contrato de alquiler que se encarga de gestionar los procesos de impresión de los entornos profesionales, reduciendo drásticamente los costes. Las empresas pueden optar por pagar todos los meses una cantidad fija que cubra los consumibles y el mantenimiento continuo (coste fijo), o pagar según las páginas que imprimen (pago por uso). También ofrece el parque de impresión que mejor se adapte a las necesidades del negocio, por lo que ya no tienen que hacer grandes desembolsos para adquirir las soluciones de impresión que necesitan.

¿Sólo es para grandes empresas?

El alquiler de impresoras no es un fenómeno nuevo para las grandes corporaciones que disponen de muchos recursos y que, debido a su gran número de trabajadores, necesitan equipos de alto rendimiento y servicio de asistencia continua. Cada vez es más común el uso de este tipo de servicios por parte de las pequeñas empresas, que en la mayoría de los casos suelen necesitar entre una y diez máquinas como mínimo. Por eso, estos negocios son cada vez más conscientes de las ventajas que implica alquilar una impresora en lugar de comprarla directamente. Aspectos como los grandes volúmenes de impresión, ya no son una barrera.

En definitiva, los contratos de renting actuales pueden adaptarse a las necesidades de todo tipo de empresas, desde pequeñas oficinas con tres o cuatro trabajadores hasta organizaciones con docenas de empleados.

¿Qué puede cubrir el servicio de renting?

Las pequeñas empresas deben tener en cuenta muchos aspectos a la hora de optar por una solución de impresión u otra. Estos aspectos incluyen el tipo de dispositivo, qué tecnología se adapta más a sus necesidades, la velocidad de impresión, el coste de los consumibles, el soporte técnico ofrecido, y otras características como la carga de papel, la conectividad, etc. El renting hace que estos negocios no tengan que preocuparse por muchos de esos aspectos, ya que garantiza que las empresas dispongan del hardware y el soporte que necesitan.

Los contratos de renting para pequeñas empresas pueden incluir:

• Precio fijo o planes de pago por uso
• Asesoramiento sobre la tecnología y el servicio adecuados, basada en una evaluación exhaustiva de las necesidades
• Solución de impresión adaptada a las necesidades de la empresa
• Instalación de impresoras y mantenimiento continuo
• Pedido automatizado de cartuchos de impresión y tóner

¿Cuántos tipos de contratos de renting existen?

Existen varias modalidades, pero los más populares son el contrato de coste fijo y el de pago por uso. Este último – también conocido como contrato de coste por página –, garantiza que las empresas sólo paguen por lo que imprimen. Para muchos pequeños negocios, los volúmenes de impresión pueden fluctuar enormemente, por lo que un contrato de pago por página resulta ideal para este tipo de negocios, ya que les permite pagar solo por lo que necesitan, garantizando que no reciben más consumibles de los que requieren.

Por el contrario, para las empresas que conocen bien sus necesidades de impresión una tarifa fija podría ser la mejor opción. Mediante este contrato las corporaciones pagan la misma cantidad todos los meses, lo que simplifica mucho la elaboración de sus presupuestos.

¿Por qué las empresas deberían optar por un contrato de renting?

Para muchos negocios, el coste es la principal razón para alquilar los equipos de impresión, ya que, en la mayoría de los casos, les permitirá ahorrar dinero al no tener que adquirir ningún dispositivo nuevo. Además, los costes bajos y la flexibilidad de los planes de pago también permiten gestionar los gastos, y las entregas automáticas de tinta y tóner reducen la necesidad de almacenar consumibles.

El alquiler de impresoras también protege la productividad de las empresas. El tiempo de inactividad por la falta de tóner o tinta puede ser muy costoso. Los servicios asociados a los contratos de renting garantizan que los equipos estén configurados y listos para funcionar en todo momento, liberando tiempo para dedicarlo a tareas que son más importantes para el negocio.

¿Qué ventajas ofrece el renting tecnológico?

Además de reducir costes y ahorrar tiempo, el renting de equipos de impresión proporciona a las pequeñas empresas otros beneficios, que van desde mejoras de seguridad y asistencia ininterrumpida hasta la reducción del impacto medioambiental. Por eso, muchos pequeños negocios lo utilizan como una forma de agilizar los procesos y ayudar a aliviar parte de la carga que supone gestionar un equipo de impresión. Además, los contratos de renting también permiten a las pequeñas empresas acceder a hardware y software de máxima calidad, algo que no podrían permitirse comprar directamente.

A nivel financiero y fiscal, ¿es interesante un contrato de renting?

Sin duda alguna. Por ejemplo, si se compara con la financiación de un vehículo en propiedad, se consigue una gran reducción de costes. Además, al no computar en la Central de Riesgos del Banco de España (CIRBE) el endeudamiento bancario se mantiene bajo, mejorando las posibilidades de financiación. Sin olvidar que el renting también libera recursos de tesorería, lo que mejora los ratios de endeudamiento y rentabilidad sobre activos tanto de empresas como de autónomos. Al mismo tiempo, por tratarse de un gasto fijo, la cuota de renting no se ve afectada por cambios en los tipos de interés o inflación, entre otros.

A nivel fiscal, las ventajas del renting también son destacables, al permitir una deducción de hasta el 100% de la cuota (sin incluir el IVA) en el Impuesto de Sociedades y en el IRPF, difiriéndose la deducción a lo largo de todo el ciclo de vida del alquiler.

¿Qué beneficios representa el renting para el medioambiente?

Por un lado, al tratarse de equipos de última generación que cuentan con la tecnología más avanzada, el consumo energético es más reducido, lo que en momentos como el actual adquiere una gran importancia. Además, los contratos de renting también garantizan un correcto mantenimiento de las impresoras, lo que prolonga la vida útil del hardware y, en muchos casos, incluyen la devolución gratuita de consumibles sin coste adicional para que sean reciclados o remanufacturados.

Por otro lado, la gran adaptabilidad de los servicios incluidos en un renting de impresoras a cualquier tipo de negocio hace que sea la mejor opción para las pequeñas empresas, ya que estas no suelen tener grandes presupuestos para invertir en soluciones de impresión avanzadas. A través de este modelo contractual pueden alquilar estas soluciones y externalizar el servicio asociado, con la garantía de que el equipo que están alquilando es el que mejor se adapta a sus demandas, y de que se ahorrarán trabajo e incluso dinero.