Beneficios de los Servicios gestionados de impresión

1. Ahorro de tiempo y mejora de la eficiencia

La cantidad de tiempo que los trabajadores dedican a tareas relacionadas con la impresora puede ser frustrante. El proceso de imprimir, escanear, copiar o enviar por fax documentos en hardware antiguo o software mal configurado es sólo el principio.

También hay que tener en cuenta el tiempo dedicado a reparar fallos del dispositivo y a sustituir cartuchos de tinta y tóneres. Un servicio gestionado de impresión debe identificar estos problemas e incluir planes para:

• Reducir el tiempo de los empleados dedicado a tareas relacionadas con la impresión.
• Liberar tiempo del personal para centrarse en otras iniciativas estratégicas.
• Eliminar las tareas de mantenimiento cotidianas.

2. Mejora de la seguridad de la información

Reducir la cantidad de papel, electricidad y consumibles de impresión que utilizas forma parte de ser un ciudadano corporativo responsable. Con un sistema de supervisión como parte de tus servicios contratados en MPS, debería ser capaz de: Recomendar procedimientos de registro de impresoras para minimizar el robo de documentos de las bandejas de salida.

• Disponer de instalaciones de gestión de residuos y documentos
• Instalar impresoras multifunción con función de borrado automático del disco duro y soluciones a nivel de red para reducir el riesgo de que la información sea recuperada por piratas informáticos.

Además, tener un solo proveedor de impresión para todos los servicios de IT reduce el número de personas ajenas a la organización que tienen acceso a los dispositivos en red. No hay que subestimar esta amenaza común para la seguridad. Pero atención: no todos los proveedores de MPS son iguales en lo que respecta a su capacidad para combatir las amenazas a la seguridad de la información. La seguridad de la información requiere auditorías, mejoras y vigilancia continuas, y no todos los proveedores tienen esos conocimientos o prestan esos servicios.

3. Reducción de costes y ahorro económico

Un enfoque esporádico de la configuración de impresión de tu organización puede generar ineficiencias en varios ámbitos. En primer lugar, están los costes de mantenimiento. Mantener los dispositivos individuales de uno en uno es más costoso que disponer de un sistema automatizado basado en la nube para hacerlo a gran escala. Los servicios gestionados de impresión suelen conectar todos los dispositivos a un sistema de supervisión para garantizar:

• Entrega justo a tiempo de tóneres de repuesto y reparaciones.
• Mejor uso de las economías de escala al permitirle comprar consumibles a un precio más reducido o pagar por cada página impresa.
• Reduce el coste asociado al almacenamiento de inventario no utilizado.

Una auditoría y evaluación exhaustivas de la impresión también pueden identificar formas de optimizar el hardware. Al fin y al cabo, tener un parque de impresoras muy heterogéneo y/o con equipos antiguos podrá implicar un mayor coste de mantenimiento y mayores ineficiencias. Un experto en impresión podrá calcular el coste real de un enfoque ad hoc e identificar formas de ahorrar.

4. Mejora de la productividad de la organización

Las necesidades de impresión de los distintos departamentos de una organización pueden variar. Tras una evaluación inicial de las necesidades actuales y futuras de una organización, el proveedor de Servicios de Gestionados de Impresión debe ser capaz de recomendar un programa a medida para cada departamento con el fin de agilizar los procesos y mejorar los flujos de trabajo operativos.

Esto podría incluir:

• Impresión desde dispositivos móviles dentro o fuera de las instalaciones.
• Impresión en papel de tamaños y formatos distintos de documentos que se utilizan habitualmente.
• Enrutamiento automático de documentos digitales a ubicaciones específicas.
• Creación de pantallas táctiles personalizadas con accesos directos.

Los servicios gestionados de impresión deberán incluir formación sobre el uso de los equipos y los flujos de trabajo, de forma a facilitar el aprendizaje y aprovechar los equipos de impresión y digitalización al máximo de su potencial.

5. Reducción de la inversión inicial y mejora de los flujos de caja

El coste de adquirir una flota completa de dispositivos puede ser desalentador, pero los servicios gestionados de impresión suelen ofrecer opciones de pago flexibles como:

• Pagos mensuales o trimestrales
• Totalmente adaptados a su empresa

Los modelos de pago por página con las impresoras en renting también están disponibles y son perfectos para las empresas que prefieren diluir los costes por más años.

Además, puedes disfrutar de información de uso en tiempo real para un mayor control y disponer de herramientas de previsión de costes para el parque de impresión, evitando costes inesperados que no se hayan tenido en cuenta.

6. Reducción de la huella medioambiental

Reducir la cantidad de papel, el consumo energético y el número de consumibles usados forma parte de ser un ciudadano corporativo responsable. Un sistema de supervisión como parte de los servicios contratados como Servicios Gestionados de Impresión, debería permitir:

• Identificar y realizar un seguimiento de los niveles de uso de impresión
• Seguir y reducir la huella medioambiental

7. Mayor agilidad

Las organizaciones con más éxito buscan la mejora continua de sus procesos para mantenerse a la vanguardia.

Con el proveedor de servicios gestionados de impresión adecuado a tu lado, recibirás asesoramiento continuo y apoyo estratégico de expertos en el campo de la tecnología en el lugar de trabajo.

El proveedor de servicios gestionados de impresión debe ofrecerte lo siguiente como parte de su servicio:

• Reuniones periódicas de revisión para asegurarse de que estás sacando el máximo partido de tu plan de impresión.
• Flexibilidad para cambiar y adaptar tu plan.

MPS Professional

Para empresas que necesitan servicios básicos de impresión, con la posibilidad de incluir soluciones específicas:

• Envío automático de consumibles antes de que se agoten.

• Opciones flexibles de asistencia y mantenimiento.

• Varias opciones de instalación, incluida la instalación remota, in situ o personalizada.

• Disfruta de una total transparencia de costes gracias a una factura consolidada para todos tus dispositivos.

MPS Corporate

• Una profunda evaluación para encontrar la solución adecuada para cada empresa.
• Transición completa y sin problemas de los dispositivos existentes a los nuevos.
• Planes de pago flexibles. Acceso a un portal en la nube personalizado para el cliente.