¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir un escáner?

El mundo empresarial está evolucionando hacia un entorno que necesita combinar la documentación en formato digital junto con la física para facilitar su distribución y su conservación. Además, existe una normativa que obliga a las empresas a conservar sus documentos, por tanto, la preservación de los documentos no sólo puede ser una salvaguarda para evitar posibles pérdidas o facilitar el acceso a dicha información, sino con la intención de cumplir un requerimiento legal.

Son numerosos sectores los que se han visto obligados por las normativas nacionales y comunitarias a implementar procesos de digitalización de documentos, desde el sector bancario o servicios financieros hasta el sector de la salud. Este proceso se hará extensivo progresivamente a todos los sectores en poco tiempo.

Las soluciones para la gestión documental pasan desde el simple uso de un escáner para almacenar la información digitalizada en un ordenador o en red, hasta la automatización de la gestión de documentos digitalizados mediante un sistema de códigos de barras incorporado en cada documento.

La digitalización de la documentación relevante en un negocio puede aportar grandes beneficios a la empresa que decida optar por ella.

¿Por qué optar por la digitalización de documentos?

• Reduce costes y tiempo. Invertir en herramientas de gestión documental para digitalizar documentos ahorra dinero al manejarse la información automáticamente. Escaneando y guardando de forma digital la información relevante, se evita que los trabajadores pierdan tiempo en archivar, clasificar o buscar información necesaria para el día a día entre montañas de papel.
• Mejora la eficiencia. La acumulación de muchos archivadores, carpetas y documentos sin organizar puede resultar demasiado ineficiente para un negocio. La digitalización de documentos, combinada con una adecuada clasificación de los archivos necesarios en formato físico, permite almacenar archivos de manera organizada para que sean fáciles de encontrar y evitar que se traspapelen, además de ganar espacio en la oficina.
• Simplifica la accesibilidad a la información. La digitalización de documentos permite el fácil acceso a los mismos por las personas que los necesitan, mejorando la seguridad de la información, siempre que estos archivos estén bien indexados y nombrados.

¿Cómo elegir un escáner para la digitalización?

A la hora de elegir un escáner para comenzar un proyecto de digitalización, te recomendamos que prestes atención a las siguientes características:

• Velocidad. A la hora de elegir un escáner, la velocidad es un aspecto importante a tener en cuenta. Para elegir la velocidad adecuada debemos primero conocer cuál es el volumen de escaneado con el que vamos a trabajar: a más cantidad de documentos a escanear nos resultará más útil un escáner de mayor velocidad.
• Portabilidad. Debemos valorar el entorno en el que se va a usar el escáner, si en la oficina o fuera de ella. Si la digitalización en movilidad es importante para nuestro negocio, debemos optar por un escáner portátil. Sin embargo, si el uso que se le va a dar es en una oficina, una solución de sobremesa nos cubrirá la necesidad.
• Formatos. El tipo de archivo resultante tras la digitalización puede ser variado. Tenemos que prestar atención a los formatos de salida para que sean compatibles con los sistemas de visualización y guardado que se usan en cada empresa, máxime cuando un sector usa un formato de archivo específico. El tipo de archivo digital nos aportará seguridad en el acceso y perdurabilidad para el futuro, si estos son factores relevantes en nuestra industria.
• Tamaño admitido de los documentos. La mayoría de los documentos que usan tanto oficinas como freelances son en A4, por lo que los escáneres que trabajan con este tamaño son los más aptos para la mayoría de los negocios. No obstante, hay que valorar si se prefiere elegir un equipo que admita documentos en A3, para aquellos documentos con un tamaño no estándar o, por otro lado, si necesitamos un dispositivo que permita escanear documentos más pequeños como DNI, recibos o tickets.
• Alimentador de documentos y cristal de exposición. Para que el proceso de digitalización de documentos de muchas hojas sea más rápido y sencillo, se vuelve necesario que el escáner tenga un alimentador automático de documentos o ADF. Por un lado, si se tiene una gran necesidad de digitalizar hojas sueltas, es recomendable elegir un equipo con ADF, ya que se eliminará la necesidad de escanear los documentos uno a uno.
• Dúplex. Elegir un escáner con doble cara automática permite realizar la tarea de digitalización de manera más dinámica y de una sola pasada, por lo que elegir un equipo con esta funcionalidad supone una inversión de tiempo y productividad.
• Resolución del escáner. Representa la calidad a la que trabaja el escáner, así que es una característica muy importante que valorar. Depende de para qué vayamos a usar el archivo digital necesitaremos una calidad u otra. Si sólo vamos a usar el documento digital para archivar, con una calidad de 72ppp en escala de grises sería suficiente, pero debemos valorar todas las situaciones para las que podríamos necesitar el escáner. 

La digitalización de documentos puede suponer un importante beneficio para aquellas empresas que necesiten disponer de información relevante para su divulgación o archivo. Existen diferentes soluciones que permiten llevar a cabo un proceso documental en un negocio, solo hay que elegir la más adecuada según el objetivo y las necesidades para poder sacar partido de todas las ventajas que puede aportar a la empresa.