Cloudeficiencia

Si hemos guardado las fotos y documentos de trabajo en la nube de nuestro dispositivo móvil, si accedemos a una biblioteca online compartida en la nube y si, desde hace ya varios años, podemos trabajar en remoto en muchas profesiones gracias a la nube, ¿quién duda ya de los beneficios de esta tecnología?

Utilizar servicios Cloud es algo tan cotidiano en todo tipo de empresas como el uso de los móviles o de las impresoras. La avalancha de los datos, la deslocalización de los trabajadores y el uso de móviles propios y corporativos para trabajar demandan la ubicuidad y permanencia de los servicios. ¿Cómo las conseguimos? Por supuesto, gracias a la nube, mediante la cual somos capaces de almacenar, compartir y acceder a documentos y aplicaciones desde cualquier sitio, de forma totalmente segura y con una agilidad y eficiencia sin precedentes, tanto para las empresas grandes como para las más pequeñas.

Es más que probable que la mayoría de vosotros cuente con uno o varios de estos servicios de trabajo y almacenamiento, pero, un momento, ¿están todos nuestros equipos preparados para ello?, ¿tenemos en marcha los procedimientos adecuados para aprovechar el potencial del Cloud al máximo?

Vayamos a un ejemplo práctico. Imaginemos que tenemos un documento que hemos trabajado en colaboración con compañeros del trabajo. Se trata de una presentación, que puede ser confidencial, que uno de nosotros debe entregar impresa y, sin embargo, el compañero que ha realizado los últimos cambios no se encuentra en la oficina en ese momento. Es vital imprimirlo inmediatamente… No parece una situación tan rara, ¿verdad?

En estos casos, la manera habitual sería abrirlo desde un PC a través del servicio correspondiente (si es que se ha trabajado ya online) o del correo electrónico (si lo ha trabajado en local), volverlo a guardar en un formato compatible, lanzarlo a la impresora y recogerlo desde allí. Pero puede ser aún mucho más ágil y directo si el documento se guarda en la nube y aprovechar si nuestro equipo de impresión cuenta con acceso directo a la misma. Los modelos que incluyen conexión Cloud, que en Brother llamamos Web Connect, cuentan además con pantalla color y/o táctil, para acceder de forma sencilla a sitios de almacenamiento web predeterminados siempre, claro está, que la impresora esté conectada a una red con acceso a internet, pero evitando la necesidad de ordenador y ahorrando preciosos minutos que, casi siempre, cuentan. ¿Cómo lo hacemos? Veamos.

Un, dos tres…, ¡conectado a la nube!

Primero hemos de asegurarnos de registrar el servicio web que queremos utilizar en la impresora Brother a través de bwc.brother.com, un paso que debemos dar desde el ordenador. Una vez hecho, nuestro equipo ya tendrá acceso a los sitios de almacenamiento Cloud más habituales en las empresas - Google Drive, Dropbox, Evernote, One Drive, Box y One Note-. Después, ya será posible ver, compartir e imprimir cualquier documento que tengamos ahí almacenado, directamente desde la pantalla de la impresora, como los tickets de viaje o un certificado médico por haberse ausentado por enfermedad de ese compañero que está fuera.

Y no solo eso, también podremos subir información escaneando los documentos en el equipo y guardándolos directamente en la nube. Aquellos equipos que incorporan ranura USB podrán además subir documentos guardados en ese USB y descargar documentos desde la nube al USB.

En estos tiempos más que nunca, en que el teletrabajo no es una opción sino una obligación, es fundamental poder reaccionar, actuar y gestionar nuestras empresas (también nuestra vida diaria), de la manera más eficiente posible. Estar conectados a la nube de nuestra organización o a una Cloud pública para poder trabajar se ha convertido en el día a día de millones de profesionales de todo el mundo. Ya no solo se trata de ganar en tiempo y en agilidad para poder crecer, sino de poder mantener el ritmo. Aprovechemos las ventajas que nos proporciona la tecnología.