Cómo los servicios gestionados de impresión pueden hacer la impresión más sostenible

Toda actividad empresarial deja su huella en el medio ambiente: desperdicios, residuos, consumo de energía, etc. De ahí que el foco mediático se encuentre actualmente sobre este  tema, premiando a las empresas que sí se preocupan por ser más responsables y presionando a las que no toman las medidas necesarias para proteger el medioambiente.

Un servicio habitual y fundamental en cualquier negocio, la impresión, también puede ser optimizado para ser más ecofriendly. El objetivo a plantear es controlar y monitorizar el uso de los equipos de impresión para evitar un uso excesivo y descontrolado. De esa manera, se reducirá el consumo de papel y se generarán menos residuos perjudiciales para el medioambiente a la vez que se reducen los costes. Un win to win para el empresario y para el planeta.

Cómo ayudan al medioambiente los Servicios Gestionados de Impresión

Ante la falta de proactividad de muchas empresas, la Unión Europea ha tomado cartas en el asunto y ha comenzado a regular todo lo relacionado con el medioambiente, obligando a las empresas a adaptar sus instalaciones para obtener los certificados medioambientales necesarios para el desarrollo de su actividad.

Estos cambios suponen un elevado coste para las empresas, por lo que se buscan otras vías para reducir al máximo la inversión y adaptarse a las normativas de la manera más rentable posible. Una de las formulas más habituales es subcontratar servicios a empresas que ya han pasado por ese proceso de adaptación.

Por ejemplo, los residuos generados por la impresión son perjudiciales para el medioambiente si no se reciclan correctamente. Para adaptarse a la Directiva de Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos (RAEE) de la UE, es necesario que alguien se encargue del correcto reciclaje de consumibles o, lo que es lo mismo, que se asegure de que esos desperdicios llegan a los centros de reciclaje, para su posterior tratamiento. Puede ser un recurso interno de la empresa, con su respectivo coste (sueldo, seguridad social, etc.) o una empresa de Servicios Gestionados de Impresión, que además permitirá al empresario:

• ∙Monitorizar los equipos para una mayor visibilidad y control de su uso
• ∙Mantener actualizados los equipos para que funcionen de la manera más eficiente posible
• ∙Reducir la inversión relacionada con este servicio: consumibles, equipos nuevos, electricidad, etc.
• ∙Reducir los costes de impresión a través de la formula del pago por uso, como por ejemplo el coste por copia o coste por página impresa.

Tener los equipos de impresión actualizados es uno de los requisitos fundamentales para ser más responsable con el medioambiente, ya que estos consumen menos energía y cuentan con funcionalidades avanzadas para optimizar su uso..Pero no basta que los equipos tengan esas opciones, hay que usarlas e implementar esas practicas en el día a día de cada empresa. Es aquí dónde los servicios gestionados de impresión pueden ser de gran ayuda. 

Estas son algunas de las fórmulas que ayudan a las empresas a reducir su huella ecológica y abaratar costes.

1. Doble cara: no es algo nuevo en entornos de oficina, pero ¿cuántos lo hacen de forma predeterminada? Teniendo en cuenta el gasto de papel que supone el imprimir documentos a una sola cara, la doble cara debería de ser la opción configurada por defecto. Así se evita tener que cambiarla cada vez que se imprime.
2. Modo silencio: muchos de los esfuerzos de los fabricantes de impresoras se han dedicado a reducir el ruido. Una forma de polución muy molesta que reduce la productividad en entornos de trabajo con alta contaminación sonora o acústica. El modo silencio permite a la empresa contar con espacios silenciosos para sus trabajadores.
3. Pull Printing: quien trabaja en una oficina sabe que es habitual encontrarse documentos abandonados en las impresoras. Uno de los motivos más habituales de esta mala práctica es enviar el documento a la impresora equivocada o simplemente olvidarse de recogerlo. Sin duda todo un desperdicio de tiempo, recursos y energía. Elegir impresoras que ofrezcan funcionalidades de autenticación de usuarios o pull printing ayudará a disminuir este problema. Esta funcionalidad permite bloquear la impresión hasta que el usuario se identifica delante del equipo. Los archivos que no se liberan, en un tiempo predeterminado, se eliminarán automáticamente de la memoria y nunca llegarán a imprimirse.
4. Modo ecológico: orientado a buscar un equilibrio entre calidad de la impresión y consumo de energía. Muchas impresoras también cuentan con un modo espera, que atenúa la pantalla para evitar un consumo innecesario mientras el equipo este en desuso.

Elegir equipos de impresión con certificados medioambientales es una garantía de que sus fabricantes siguen determinados procesos y utilizan materiales respetuosos con el medioambiente. Entre las certificaciones ambientales más importantes para equipos de impresión está EnergyStar (que dejó de estar en vigor en Europa en 2018), Blue Angel o Nordic Swan.

• Blue Angel: una etiqueta con la que diferenciar los productos y servicios más respetuosos con el medioambiente. Para poder contar con la etiqueta Blue Angel son importantes aspectos como: el uso inteligente de las materias primas, el sistema de producción, el uso del producto, la vida útil y cómo de respetuoso con el medioambiente sea el fin de vida de este.
• Nordic Swan: tiene en cuenta aspectos antes comentados como: el consumo de energía en modo espera, las emisiones y los niveles de ruido o contar con características para rebajar el consumo de papel (doble cara, pull printing, etc.). Esta etiqueta de certificación medioambiental también abarca todo el ciclo de vida del producto, desde su creación hasta su destrucción.

En definitiva, una reducción del impacto ambiental en las oficinas permite un gran ahorro de costes y tiene un impacto muy positivo en la reputación de un negocio. Contratar una empresa especializada en servicios de impresión permite optimizar el uso de los equipos, estar siempre a la última en tecnología (reducción de ruido, ahorro de energía y papel) y realizar un correcto reciclaje de los consumibles.