10 Términos de seguridad de impresión que pueden confundir a los usuarios

Es fácil para los usuarios que no tienen ningún conocimiento sobre tecnología olvidar que estos dispositivos de oficina para uso cotidiano deben ser igual de seguros que otras soluciones que están conectadas a la red de nuestra empresa. Si pasamos por alto este aspecto, corremos el riesgo de abrir la puerta trasera de nuestra empresa a los hackers.

La importancia de romper la jerga sobre seguridad en impresión

Según un informe global de Quocirca acerca del panorama de la seguridad en la impresión, el 11% del total de incidentes en seguridad que experimentan las empresas tiene que ver con los procesos de impresión, y que el 59% de las organizaciones experimentaron al menos una pérdida de datos relacionada con la impresión en los 12 meses anteriores¹.

La mayoría subestimamos nuestros dispositivos y su funcionalidad. Quizás por eso la principal causa de la vulneración de la seguridad en los procesos de impresión se deba a acciones accidentales llevadas a cabo por los empleados¹.^.

Sin embargo, salvo el equipo de TI, no hay más empleados en la empresa que estén familiarizados con el lenguaje de seguridad en impresión. Estudios de mercado nos indican que la jerga suele ser la culpable, con casi la mitad de las pymes (más de la mitad en Francia e Italia) que afirman que hay demasiado argot en torno a la seguridad de impresión².

Teniendo en cuenta esto, hemos desarrollado las siguientes definiciones para explicar diez conceptos sobre seguridad en general y la impresión en particular que podrás compartir con los empleados:

1. Firmware

• ¿Qué es? El firmware es el programa que se instala en la impresora cuando se fabrica.
• ¿Qué hace? Es el software integrado que controla las funciones de la impresora.
• ¿Por qué es necesario? El firmware es el "cerebro" de la impresora, y se recomienda la realización de actualizaciones regulares para subsanar cualquier fallo, añadir nuevas características y mantener la protección de la seguridad.

2. Encriptación

• ¿Qué es? Es un procedimiento de seguridad donde se ‘codifican’ los datos para que solo puedan ser entendidos a los mismos aquellos usuarios que cuenten con el ‘codigo de seguridad’ (conocido como ‘clave de encriptado’) adecuado.
• ¿Qué hace? Mantiene los datos en privado, protegiéndolos durante su transporte al hacerlos extremadamente difíciles de entender por personas que no tienen el permiso de acceso adecuado.
• ¿Por qué es necesaria? Si se envían, reciben, almacenan o imprimen datos sensibles, la encriptación mejora la seguridad de las comunicaciones.

3. TLS

• ¿Qué es? Transport Layer Security es un protocolo de seguridad que utiliza algoritmos para cifrar los datos de impresión durante su transmisión, ideal como defensa contra el pirateo de impresoras y otras amenazas que comprometen la seguridad de los documentos.
• ¿Qué hace? Proporciona privacidad y seguridad para los datos compartidos a través de cualquier red, incluida Internet.
• ¿Por qué es necesario? Si existen usuarios en remoto o que imprimen a través de la nube, el TLS protege los datos contra el hackeo de impresoras, la manipulación y la escucha de los datos de impresión en tránsito.

4. Protocolos

• ¿Qué son? Conjuntos de reglas o procedimientos que definen el intercambio de información entre diferentes dispositivos, como ordenadores e impresoras.
• ¿Que hacen? Los protocolos determinan qué tipo de datos pueden transmitirse, qué comandos se utilizan para enviar y recibir datos, y la forma en que se confirman esas transferencias de información.
• ¿Por qué son necesarios? Los dispositivos de diferentes fabricantes – o los diferentes tipos de dispositivos (ordenadores, impresoras, servidores, etc.) –, necesitan hacer uso de los mismos protocolos para que puedan comunicarse entre ellos. Deshabilitando los puertos y protocolos que no se usan, se limitan las vías por las que el dispositivo puede ser atacado.

5. Protocolo SFTP

• ¿Qué es? El Protocolo de Transferencia Segura de Archivos (SFTP) es un protocolo para la transferencia segura de archivos grandes entre dispositivos, normalmente a través de la web.
• ¿Qué hace? Crea una conexión segura y cifrada para el envío de documentos escaneados desde escáneres individuales o multifuncionales a sus destinos.
• ¿Por qué es necesario? A diferencia de los FTPs normales, la seguridad añadida del SFTP le da el más alto nivel de protección contra la posible interceptación de datos en tránsito.

6. LDAP

• ¿Qué es? El Protocolo Ligero de Acceso a Directorio es el conjunto de reglas que gestiona la compartición de información sobre usuarios, grupos y aplicaciones.
• ¿Qué hace? Actúa como un conector para vincular la información del usuario y las direcciones de un sistema a otro. Al conectarse a un directorio administrado centralmente, el dispositivo lo utiliza para escanear, enviar faxes o con fines de autenticación para servicios tales como pull printing.
• ¿Por qué es necesario? Elimina la necesidad de mantener información duplicada. Al usar LDAP para conectarse a una base de datos de usuarios administrada en un único punto por un administrador, se añade otra capa de seguridad de validación, incluida la imposición de restricciones que evitan que usuarios no autorizados utilicen los dispositivos.

7. Pull Printing

• ¿Qué es? El acto de "sacar" trabajos de impresión de un lugar seguro para imprimirlos. Por ejemplo, un servidor seguro o desde la memoria interna del dispositivo. 
• ¿Qué hace? En lugar de imprimir inmediatamente, se asegura de que los documentos que se envían a imprimir no lo hagan hasta que el usuario no se ha identificado en el propio dispositivo de impresión.
• ¿Por qué es necesario? El 20% de los trabajos de impresión quedan sin recoger³. Esto no sólo utiliza un exceso de papel, energía y consumibles, sino que también deja los documentos confidenciales expuestos a miradas indiscretas. Pull Printing asegura que el usuario está junto al equipo para recuperar los documentos, reduciendo este riesgo.

8. Pruebas de penetración (pen test)

• ¿Qué es? Consiste en simular un ataque a la red de ordenadores para garantizar la seguridad de los dispositivos y aplicaciones que se utilizan.
• ¿Qué hace? Identifica cualquier punto debil de la red y sistema de datos, que podría aprovechar un ciberdelicuente.
• ¿Por qué es necesario? La información que recopila una prueba de penetración se utiliza para solucionar puntos débiles y mejorar la seguridad del sistema y así proteger de posiles ataques.

9. Bloqueo IP

• ¿Qué es? Es un método de seguridad utilizado por las empresas en el que los dispositivos se pueden configurar para que sólo acepten conexiones de direcciones IP específicas que pertenecen a máquinas de confianza, lo que impide el acceso al dispositivo a través de la red.
• ¿Qué hace? El bloqueo de IP evita que equipos no autorizados accedan directamente a las impresoras y pasen por alto la seguridad de su servidor de impresión. Por lo tanto, sólo los equipos autorizados tendrán el acceso.
• ¿Por qué es necesario? No sólo impide que direcciones IP potencialmente hostiles o no autorizadas se conecten a servidores de correo, de impresión o de Internet, sino que también es útil si se busca restringir el uso excesivo o no autorizado de la impresora.

10. Bloqueo Seguro de Funciones (Secure Function Lock)

• ¿Qué es? Es una función que restringe el acceso a la configuración de las impresoras y a ciertas funciones de las mismas.
• ¿Qué hace? Permite configurar contraseñas para usuarios adecuados, limitar el acceso a las funciones de la impresora e incluso controlar los costes estableciendo límites de impresión mensuales.
• ¿Por qué es necesario? Mejora la seguridad de los dispositivos controlando quién puede acceder a ciertas funciones.

La seguridad en la impresión debería ser un aspecto que forme parte de la estrategia de toda empresa. Además, teniendo en cuenta que cada vez hay más normas en lo que respecta a la privacidad y seguridad de los datos, necesitamos dotarnos de cada vez más de fórmulas para proteger nuestros datos lo máximo posible.

La seguridad de los documentos y de los datos es responsabilidad de todos. Esperamos que esta guía te resulte útil para que los empleados de la empresa entiendan mejor la importancia de la seguridad en los procesos de impresión.

¹ Quocirca: “Global Print Security Landscape” -  2019

² Savanta: 'Future Proofing Your Business’ Market Research, June 2020

³ Scribd: ''Quocirca Printer Pulse'', Junio 2010.

Alternativas a la impresión tradicional en las pequeñas empresas

Pese a que definir los costes directos e indirectos de impresión es relativamente sencillo, cambiar las costumbres, protocolos o planes de una empresa, aunque sea pequeña, puede suponer un coste a corto plazo difícil de asumir.

La alternativa más adecuada para que un pequeño negocio no tenga que ocuparse de este tipo de tareas es la de delegar todas las operaciones relacionadas con la impresión en un tercero, contratando un servicio gestionado de impresión.

Este tipo de servicio ofrece una serie de mejoras en cuanto a costes derivadas de:

• Pago por impresión: el único desembolso directo que se hace es por página, de manera que no hay que ocuparse de contabilizar otros costes directos a la hora de imprimir, siendo extremadamente sencillo contabilizar este tipo de gastos.
• Mantenimiento incluido: cuando se contrata un servicio de soporte de impresión no surgen costes imprevistos a causa de incidencias técnicas con lo que es mucho más sencillo controlar el gasto total de la impresión
• Contador de páginas impresas: puede parecer que llevar la cuenta de las páginas totales impresas es sencillo, pero, aunque la empresa sea pequeña puede resultar confuso cuando varios trabajadores usan la impresora a diario.

Los servicios gestionados de impresión suelen disponer de un sistema fiable de conteo de páginas impresas, lo que facilita la gestión de los costes.

Cómo ahorrar en costes de impresión en pequeñas empresas

Contratar este tipo de servicios con terceros permite obtener una serie de ventajas muy claras con respecto a la gestión de costes de impresión tradicional. La contabilidad de costes es mucho más clara y fiel a la realidad, ya que se dispone de muchos recursos, para monitorizar el número de páginas impresas, cuánta tinta se gasta o los costes de mantenimiento.

El soporte técnico facilita la previsión de costes de impresión para el negocio, suponiendo un ahorro de tiempo y dinero considerable a largo plazo. Además, es mucho más conveniente a la hora de comparar precios, ya que en este tipo de servicios no hay costes ocultos y resulta mucho más fácil gestionarlo.

El uso de los servicios gestionados de impresión es la clave para ahorrar dinero y reducir los costes de impresión de las pequeñas y medianas empresas.