Descentralización de las oficinas: la tendencia mundial que todo responsable de TI debe conocer
La dinámica empresarial ha cambiado, haciendo que cada vez más personas trabajen en remoto. Este nuevo panorama hace que las oficinas sean cada vez más pequeñas, las reuniones se celebren de manera virtual y que la inversión en ciberseguridad aumente a medida que la tecnología facilita nuevas formas de trabajar. Esta tendencia a la descentralización del trabajo presenta nuevos retos para los responsables de TI, quienes tienen que averiguar cómo adaptarse y prosperar en este nuevo mundo en remoto.
La descentralización es ahora una tendencia empresarial global, que gana importancia a medida que el poder se aleja de las oficinas, los individuos y las infraestructuras centrales. Este nuevo panorama se refleja en la creciente popularidad de los espacios de cotrabajo, la migración a servicios en la nube, la mejora de la tecnología en la oficina y la visible capacidad de trabajar eficazmente desde casa.
Como dijo Arman Eshraghi, CEO de la plataforma de análisis empresarial Qrvey, para Forbes: "La descentralización a largo plazo es clave para escalar y para la estabilidad. Lo que puede resultar difícil de imaginar es que el mundo ha avanzado posiblemente más hacia la descentralización en esta década que en los últimos 10.000 años".
¿Cuál ha sido la causa de la descentralización empresarial?
La razón más obvia es la forma en que las empresas españolas reaccionaron ante la pandemia de COVID-19.
Según un estudio de Eurostat , el número de trabajadores de la UE que "suelen trabajar desde casa" aumentó un 8% entre 2019 y 2021. Mientras que Square talk descubrió que el 90% de los empleados se sentían "igual de productivos" trabajando a distancia y el 84% cree que trabajar a distancia después de la pandemia les hace más felices, y muchos estarían dispuestos a aceptar hasta un recorte salarial si continuar con esta situación lo requiriese. En pocas palabras, el trabajo en remoto es lo que los trabajadores quieren y esperan, por lo que las empresas deben adaptarse.
El teletrabajo es una realidad, pero quizás el proceso de transformación hacia este modelo no está avanzando a la velocidad correcta, ya que todavía existe una discordancia entre las empresas que esperan como mínimo una media de cuatro días en la oficina y los empleados dispuestos a tres o menos. Ahora que el mercado laboral favorece al empleado, es probable que las empresas tengan que hacer concesiones para retener el talento.
Sin embargo, la pandemia no es el único motor de la descentralización. Una mano de obra más joven y conocedora de la tecnología lleva al menos diez años cambiando el sistema. Un ejemplo de esta transformación es el éxito del gigante del coworking WeWork, que abrió sus puertas a los emprendedores neoyorquinos en 2011 y ya se ha expandido a ciudades tecnológicas populares de Francia, Alemania, España, Italia y Reino Unido. Muchas empresas hacen uso de sus instalaciones y su personal disfruta de un espacio de trabajo más colaborativo, mejores servicios de restauración y la última tecnología, alejándose del tradicional enfoque de oficina.
¿Cómo responden las empresas a la descentralización?
Las empresas tienen que adaptarse al trabajo a distancia, lo que puede llevar a cambios internos, como es la reducción del tamaño de las oficinas porque los empleados las utilizan cada vez menos. Algunas seguirán el ejemplo de las empresas medianas y en expansión, que tienden a alquilar oficinas en lugar de invertir en locales comerciales. Los líderes empresariales se están dando cuenta de lo importante que es mantenerse ágiles y adaptarse a prácticas de trabajo flexibles, sin cargas de activos a largo plazo. Jim Coleman, Director de Economía de WSP, Reino Unido, asegura: "No creo que ninguna empresa quiera volver a hacer las cosas como antes, lo que tiene una implicación inmediata para el espacio".
Paralelamente al aumento del número de empleados que trabajan a distancia, crecen los riesgos de seguridad asociados a la descentralización. A medida que más y más empleados trabajan fuera de la oficina, aumentan las posibilidades de ser atacados por los ciberdelincuentes. Por ello, las empresas están dando más prioridad que nunca a la seguridad online, especialmente mejorando la seguridad de las redes y los dispositivos de los trabajadores remotos.
Según el informe Tech Outlook 2023 de Red Hat, los responsables de TI invertirán más en ciberseguridad que en innovación en 2023. La encuesta realizada a 1.703 líderes de TI reveló que la seguridad era "con diferencia" la prioridad general de financiación en los próximos 12 meses, con un 44% que la situaba entre sus tres principales prioridades, junto con la infraestructura de nube (36%) y la gestión de TI/nube (35%).
Entre las medidas que se están tomando para mejorar la seguridad de la red se incluyen el uso de una red privada virtual (VPN), la introducción de la autenticación de dos factores (2FA) o el filtrado de direcciones de control de acceso a medios (MAC). Mientras que la seguridad de los dispositivos se refuerza ahora mediante el inicio de sesión único (SSO) y la verificación biométrica, como es el reconocimiento facial. De hecho, para 2024, el 30% de las organizaciones mundiales elegirán dispositivos con menos funciones, ya que aumenta más la selectividad en cuanto a especificaciones. Sin embargo, la infraestructura física sigue siendo igual de importante.
Hacia una tecnología más pequeña e inteligente
Una forma rápida y sencilla de reducir el espacio es replantearse las necesidades tecnológicas. Por ejemplo, en el caso de la impresión, existen pequeños dispositivos multifunción A4 que pueden imprimir en A3 y A4, integrando las necesidades de la empresa en un único dispositivo más pequeño y mejor dimensionado a las necesidades actuales de las oficinas - dado que hay menos personas trabajando y consecuentemente menos volumen de impresión-. Por ello, muchas empresas están dejando atrás las copiadoras A3 grandes y están optando por un enfoque más optimizado.
Esto no solo ahorra espacio y costes, sino que un menor número de dispositivos más eficientes también ayudará a respaldar sus credenciales medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG), consideraciones clave para las empresas con visión de futuro en 2023.
El mejor enfoque en este caso es decidir si la empresa necesita equipos grandes y centralizados y emprender una auditoría de infraestructuras, o buscar asesoramiento especializado, para reevaluar las necesidades de los usuarios en este nuevo mundo descentralizado. Es muy importante que el equipo adecuado esté siempre disponible para el usuario, independientemente de si trabaja presencialmente o a distancia.
A esto hay que sumar que los trabajadores necesitan en muchos casos de impresoras en sus domicilios, lo que hace aumentar el número de equipos que los departamentos de TI tienen que gestionar.
¿Cómo puede beneficiar la descentralización a una empresa?
Está claro que la descentralización ha llegado para quedarse, así que lo mejor es adoptarla plenamente, mantener la competitividad y retener al personal. De hecho, día a día se comprueba que la descentralización tiene muchas ventajas para las empresas. La optimización de la tecnología se traduce en procesos más eficientes, una reducción de costes y un personal más contento, lo que da lugar a una mejor experiencia de usuario para los clientes finales.
Por ejemplo, la introducción de la automatización inteligente en las operaciones de TI favorece el trabajo a distancia, ya que el personal no necesita acceder in situ a los sistemas heredados. Otro buen ejemplo son las soluciones de software basadas en la nube, que también reducen la cantidad de tiempo que los empleados dedican a tareas de datos manuales y repetitivas, lo que les permite centrarse en la satisfacción del cliente. Algo como la automatización robótica de procesos (RPA) también puede suponer un gran ahorro de costes, razón por la que muchas instituciones financieras fueron de las primeras en adoptarlo.
Como explica Steve Perkins, responsable mundial de tecnología de Grant Thornton "tras la crisis financiera y la COVID-19, las empresas siguen esforzándose por aumentar la eficiencia y mejorar la productividad. En esta era digital, las empresas buscan cada vez más respuestas en la tecnología".
Otra de las ventajas de la descentralización es que permite a sus empleados estar más centrados y realizados. Pueden ahorrarse los costosos desplazamientos de ida y vuelta a una oficina central y, con las medidas adecuadas, acceder con seguridad a los sistemas empresariales desde cualquier lugar del mundo. A su vez, esto conduce a una cultura empresarial más positiva, basada en la confianza y la libertad más que en la asistencia a la oficina.
Desde Brother International Europa han declarado: "Hemos asistido a un gran cambio en el funcionamiento de las empresas debido a la descentralización. Los directivos ya no tienen que sentarse en la sede de la empresa cinco días a la semana y dirigir físicamente a un equipo desde el frente.
En su lugar, ahora necesitan fomentar las nuevas modalidades de trabajo invirtiendo en la tecnología adecuada, un acceso remoto seguro y un mejor equilibrio entre trabajo y vida personal. Los responsables de TI suelen estar al frente de esta descentralización, desde la optimización del hardware de oficina hasta la garantía de que su empresa invierte en los servicios de Cloud Computing y las medidas de seguridad adecuadas.
Desde un punto de vista operativo, ahora es responsabilidad de los líderes de TI garantizar que la productividad siga siendo alta y rentable, tanto si el personal trabaja desde la oficina principal como si lo hace de forma remota, lo que puede ser una tarea desalentadora. Sin embargo, si se hace correctamente, consideramos que se trata de una oportunidad positiva para todas las empresas. Al adoptar la descentralización, pueden dar prioridad al bienestar del personal invirtiendo en la tecnología adecuada y adaptándose a las prácticas de trabajo que sean adecuadas para ellos".
Referencias:
5 2024, 30% of global organisations
