GDPR, aliado e impulsor de la transformación digital
El pasado mes de mayo se cumplieron dos años desde que, para garantizar el tratamiento armonizado de los datos de los ciudadanos europeos por parte de las empresas y Administraciones Públicas, entrase en vigor el Reglamento General de Protección de datos (RGPD). Una normativa que afecta a todos los países de la UE y a cualquier entidad que gestione datos personales de individuos europeos en cualquier parte del mundo.
Transcurrido este tiempo, son multitud las empresas y organizaciones que continúan en fase de adaptación a la norma. Sin embargo, la cantidad de datos que almacenan, procesan, acceden y transfieren continúa creciendo de modo exponencial como consecuencia de la digitalización de los procesos que, en muchos casos, impulsan los propios empleados de esas organizaciones, que ansían poder utilizar en el entorno laboral el mismo tipo de dispositivo y aplicaciones de que disfrutan en el ámbito privado (BYOD).
En este escenario, en el que crece y crece la cantidad de datos que atesoran los sistemas de información y que fluyen por internet y por las infraestructuras de comunicación, reforzar el marco garante de la protección de datos de carácter personal se contempla como un acicate para impulsar la necesaria transformación de la economía mundial. De ahí la importancia de que las empresas e instituciones tomen verdadera conciencia del inmenso poder del dato, y sean, por tanto, más responsables de su gestión y uso.
Para avanzar en este sentido, RGPD impone severas sanciones (de hasta el 4% de los ingresos) a aquellas empresas o administraciones que usen los datos de los ciudadanos/consumidores sin su consentimiento expreso que, por ejemplo, no cuenten con un responsable de protección de datos, que garantice su correcta administración. Así mismo, recomienda el uso de herramientas de cifrado que impidan cualquier intromisión o acceso no autorizado.
Digitalizar el consentimiento, obligatorio cuando está en papel
El consentimiento de uso de los datos de clientes o ciudadanos es obligatorio con RGPD, una realidad que ya prevén muchas empresas e instituciones. En este punto, cuando el consentimiento se obtiene en papel, un aliado perfecto es el escáner: equipo que garantiza la total trazabilidad de los documentos en los que el usuario ha dado su consentimiento respecto a cómo se van a utilizar sus datos. Y es que la nueva reglamentación exige que, además de conservar el consentimiento, cuando está en un formato físico de papel, se debe realizar una copia digital, la cual deberá ser clasificada y custodiada oportunamente para su inmediata e íntegra recuperación en caso de auditorías o requerimientos.
Para cumplir con este precepto, empresas de todos los sectores debe invertir en el desarrollo e implantación de soluciones de gestión documental que recogen, almacenan y gestionan los datos de cara a su protección. Con la optimización de estos procesos, estas compañías han conseguido ser pioneras en el cumplimiento de una norma vital en el actual entorno laboral digitalizado.
Otras, sin embargo, aún no han definido con claridad sus estrategias dirigidas a dar cumplimiento a la normativa, y continúan enfrentándose a un riesgo que, en realidad, no es tan complicado de soslayar. Todas ellas deberán empezar por analizar todos los procesos en los que se manejen datos y determinar qué equipos de impresión o escaneado les pueden ayudar a cumplir con la norma.
También deben tener en cuenta que, por estar conectados a redes de comunicaciones, estos equipos deben estar protegidos contra posibles intrusiones o pérdidas accidentales de impresiones o escaneos portadores de información confidencial o datos sensibles.
En paralelo, tendrán que diseñar una auditoría de procesos destinada a verificar que se cumplen las políticas de privacidad y seguridad establecidas. Sin dejar de proteger el almacenamiento interno y habilitar medidas destinadas a identificar y evitar vulnerabilidades que puedan dar lugar a brechas de seguridad que pongan en riesgo la organización.
Culminado este proceso, utilizando tecnologías de autenticación de usuarios se asegurará la confidencialidad y se garantizará la accesibilidad a los documentos requeridos en el momento en que se soliciten.
