Cómo la externalización de la impresión puede prepararte para la revolución de la IA

Cómo la externalización de la impresión puede prepararte para la revolución de la IA

¿Qué tienes que hacer en los próximos meses? ¿Acelerar la transformación digital de tu empresa? ¿Controlar la nube? ¿Descubrir cómo la IA generativa puede ayudar a tus operaciones de atención al cliente?

Ante tanta tecnología nueva y tan prometedora, se podría perdonar a los responsables de TI por sentirse abrumados. Incluso el líder con más talento y capacidad de resiliencia sólo puede estirar el presupuesto, el personal y su propio ancho de banda hasta cierto punto.

No es de extrañar, por tanto, que muchos líderes subcontraten gran parte de sus operaciones, tanto para poder aprovechar la experiencia de vanguardia como para poder concentrarse en aquellas cuestiones en las que realmente pueden marcar la diferencia.

Pero, aunque es fácil centrarse en los grandes temas estratégicos, como la IA o la nube, es importante recordar que las tareas cotidianas, incluida la gestión de los servicios de impresión, siguen siendo necesarias. Éstas también pueden ser candidatas adecuadas para la externalización, pero el impacto y los beneficios pueden ser mucho más inmediatos

¿Por dónde deben empezar los decisores de TI?

Brother ha encargado recientemente una investigación en profundidad para conocer los retos a los que se enfrentan los líderes tecnológicos de las pymes en el mundo real. Esto, a su vez, pone de manifiesto qué áreas podrían estar maduras para la externalización. El principal problema es la seguridad. Mientras tanto, los avances tecnológicos emergentes, los cambios en la economía en general, los gastos imprevistos y los problemas de seguridad¹ han afectado a la gestión del presupuesto en los últimos 12 meses.

Al mismo tiempo, la sostenibilidad es cada vez más importante, ya que cuatro quintas partes de los directores de TI de pequeñas y medianas empresas afirman que es importante para su negocio en general, y casi el mismo número la menciona como una cuestión clave para los equipos de TI.

Podrían considerarse cuestiones externas que toda organización debe abordar. Pero los responsables de TI también se enfrentan a presiones internas, sobre todo en lo que respecta a la gestión y el mantenimiento de sus propios equipos. El 41% de los directores de TI señalaron que la contratación y retención de personal dentro del equipo de TI es un reto.

¿Es hora de pedir ayuda?

Se trata de un abanico de retos formidable. Para que las empresas desarrollen todo su potencial, los profesionales de TI deben abordarlos todos al mismo tiempo. Una estrategia de IA prometedora puede verse torpedeada y hundida si los ciberataques consiguen robar la propiedad intelectual o los datos con los que se entrenan los modelos. Del mismo modo, el personal -de TI o de otro tipo- no puede dar lo mejor de sí mismo si no dispone de la infraestructura básica para hacer su trabajo, esté donde esté. Y ni siquiera los decisores de TI más capaces y concienzudos pueden hacer frente a todo esto por sí solos.

Externalizar algunas, o todas estas tareas es claramente una opción para los profesionales de TI que buscan utilizar sus recursos de la forma más eficaz posible. Uno de los principales atractivos es la capacidad de mejorar la productividad, mencionada por el 42% de los encuestados, y casi el mismo porcentaje cita el impacto de la externalización en la seguridad. Igualmente importante es el potencial de la externalización para reducir costes, mientras que más de un tercio de los responsables de TI mencionaron su impacto en la velocidad y la agilidad¹.

Estas ventajas tienen efectos en cadena. Basil Fuchs, CIO de Brother Europa, afirma que delegar tareas no esenciales en terceros significa que las empresas pueden centrarse en el desarrollo de sus empleados en sus áreas de negocio principales, lo que también aumenta la satisfacción de los empleados. Y añade que las soluciones externalizadas y en la nube pueden desempeñar un papel fundamental en el apoyo a los modelos de trabajo híbridos en los que muchas organizaciones confían cada vez más.

Pero la externalización también crea enormes oportunidades para que las empresas lleven a cabo iniciativas de transformación digital a ritmo y escala, afirma. “Ayuda a las empresas a acelerar sus iniciativas digitales, aprovechando la experiencia externa y los enfoques innovadores de sus socios de externalización”.

Por eso es importante que las empresas consideren sus estrategias tecnológicas y de externalización en su conjunto. Es fácil entender por qué algunas organizaciones pueden verse tentadas a dar prioridad a tecnologías de moda como la automatización robótica de procesos o la IA sin comprender plenamente su impacto. Pero, según Fuchs, “es importante que equilibremos este entusiasmo por las nuevas tecnologías con consideraciones prácticas sobre su valor para el cliente y su integración con los sistemas existentes”.

Por extensión, dice Fuchs, es demasiado fácil que las empresas pasen por alto cómo pueden optimizar su infraestructura de oficina, incluida la tecnología de impresión y documentos en la que sus empleados confían y utilizan todos los días. “Este descuido puede conducir a ineficiencias y oportunidades perdidas de ahorro de costes y una mejor experiencia general de los empleados”.

¿Qué están haciendo los compañeros del sector IT?

Más del 60 por ciento de los líderes tecnológicos subcontratan o están pensando en subcontratar el alojamiento y la nube. Casi el mismo porcentaje, el 56%, subcontrata o tiene previsto subcontratar servicios de seguridad. Pero en lo que respecta a la gestión de la sostenibilidad empresarial o las adquisiciones, sólo el 16% externaliza estas funciones. Del mismo modo, menos de uno de cada cinco subcontrata soluciones o servicios de trabajo híbrido, mientras que el 23% se lo está planteando.

Esto podría parecer una desconexión, dado que casi un tercio de los encuestados afirma que el hardware y la tecnología de oficina representan la mayor parte del gasto presupuestario en TI, mientras que el 44% afirma que el presupuesto o las previsiones de gasto en hardware e infraestructura tecnológica de oficina han aumentado en el último año.

Visto desde otro ángulo, el ahorro de costes fue un motor de la actividad sostenible para casi la mitad de los departamentos de TI. Las actividades relacionadas con la impresión tienen un papel claro a la hora de ayudar a las empresas a cumplir sus ambiciones de sostenibilidad. Mientras que el uso de la energía es la principal prioridad para los profesionales de TI, la segunda es mejorar la gestión de la impresión, seguida de cerca por el reciclaje de productos usados.
Una quinta parte señaló el reciclaje de cartuchos de tinta/tóner.

Puede que la gestión de la infraestructura de oficina y los equipos de impresión no sean las áreas más exageradas, pero son retos a los que se enfrentan prácticamente todas las organizaciones, grandes y pequeñas. Y aunque es poco probable que los problemas de personal se resuelvan pronto, es posible que tanto las organizaciones públicas como las privadas se enfrenten a una presión cada vez mayor para gestionar los costes y demostrar sus credenciales de sostenibilidad.

Externalizar la impresión: una victoria rápida

Por tanto, traspasar la gestión de la infraestructura de impresión y los consumibles a un experto en Servicios Gestionados de Impresión (MPS) puede resolver definitivamente una serie de quebraderos de cabeza inmediatos. Puede ayudar a los profesionales de TI a gestionar la infraestructura de impresión de forma más eficiente y sostenible, al tiempo que contribuye a la seguridad. Además, mejora la experiencia de los empleados en general, sobre todo para los trabajadores de TI que ya no tienen que preocuparse de la gestión de todo lo relacionado con la impresión.

Y lo que es más importante, también libera a los responsables de tecnología para que puedan ocuparse de otras cuestiones que aportan mayor valor, como la creciente amenaza cibernética o analizar cómo encaja realmente la IA generativa en cada modelo de negocio.

Para obtener más información sobre las posibilidades de externalización de la impresión con Brother a través de las opciones de Servicios Gestionados de Impresión con plataforma en la nube, contáctanos.

Fuente:

1 Estudio “2023 Brother SMB IT Decision-Maker Study (Savanta)".