Cómo el etiquetado ayuda a mejorar la organización de colegios y bibliotecas

El mes de septiembre significa, para profesores y personal de centro educativos y bibliotecas, la vuelta a rutina laboral. Vuelven las matrículas, los exámenes, las circulares… y todo debe estar en perfecto orden para conseguir la eficiencia en la gestión, el ahorro de tiempo y evitar pérdidas de documentación o material importante para el transcurso de la actividad de estas organizaciones.

El uso del etiquetado puede ayudar a colegios, institutos y bibliotecas a hacer más sencillo su día a día, estableciendo una buena ordenación de libros, archivos, materiales comunes o en la señalización de sus instalaciones, facilitando así el estudio de los alumnos y el trabajo de sus empleados.

¿Cómo puede ayudar el etiquetado en la organización de los colegios?

1.    Señaliza las instalaciones.

Los colegios se conforman de multitud de espacios: Las aulas, el gimnasio, dirección, el salón de actos, etc. y lo visitan cada día multitud de personas. Por ello, señalizar las diferentes salas de los centros educativos facilita a trabajadores del centro, y a los propios alumnos o usuarios, localizar fácilmente el lugar al que desean ir.
Por otro lado, la normativa de seguridad contra incendios obliga a estos organismos a identificar correctamente extintores o salidas de emergencia, para así garantizar la seguridad del recinto.
Además, el etiquetado también permite colocar avisos importantes en puertas o paredes para alertar de algún hecho extraordinario que deba ser conocido por todos. Por ejemplo, el cambio en los usos que se dan a una sala o notificaciones de avería en alguno de los servicios.

2.    Identifica el material de uso común.

En un colegio, en aulas como el gimnasio o el laboratorio, se guarda gran cantidad de material común que los alumnos usan durante sus clases, por lo que conviene mantenerlo guardado y organizado para que pueda usarse durante mucho tiempo.
Crear etiquetas personalizadas permite tener identificados y clasificados estos materiales, consiguiendo un gran ahorro de tiempo a la hora de localizarlos o en el momento de recogerlos una vez se hayan usado.
Por otro lado, en salas comunes como la sala de profesores, o en despachos, se guardan grandes cantidades de información, importante para el transcurso escolar, que corre el riesgo de perderse. Una buena práctica para mantener el orden sería establecer métodos estandarizados para el almacenamiento, aplicando una serie de códigos alfanuméricos, códigos de barras o una clasificación por colores. De esta manera, los profesores podrán acceder fácilmente a estos archivos o materiales siempre que sea necesario.

¿Cómo puede ayudar el etiquetado en la organización de las bibliotecas?

1.    Controla el acceso a las instalaciones.

Para mantener el orden en una biblioteca, donde se manejan cantidad de libros, revistas o DVDs, entre otros, es necesario tener un control estricto de las personas que acceden a sus instalaciones.
Existen soluciones de identificación que, junto con un software de visitas, facilitan la tarea de conocer quién se encuentra dentro del edificio en todo momento y controlar de forma sencilla qué libros o material están en poder de cada usuario.
Para ello, podemos crear carnés de usuario con foto y datos, o bien tarjetas identificativas de cada trabajador, reflejando así la información necesaria de la persona que accede al recinto. De la misma manera, pueden crearse etiquetas con la información necesaria de cada libro. Incluso podríamos incorporar códigos de barras en ambos elementos para facilitar el proceso de identificación.

2.    Mejora la indexación de libros y el control sobre el inventario.

Para evitar el desorden y la pérdids de enseres de la biblioteca, es posible automatizar el proceso de identificación imprimiendo etiquetas con códigos de barras, que permitan tener un control del inventario.
Además, las etiquetas permiten identificar libros, archivadores, carpetas o documentos fácilmente. Simplemente, añadiendo un tejuelo con la información adecuada para que sea fácil de localizar para los trabajadores o usuarios. Pueden usarse etiquetas de colores según la temática o el autor y organizarlos por secciones.

Etiquetado: Una solución versátil

El etiquetado puede ser una solución muy práctica y sencilla para mantener el control y el orden en centro educativos y bibliotecas, pero, además, los beneficios que aporta son muy valiosos para estas organizaciones, desde el ahorro de tiempo gracias a la correcta organización y clasificación de sus recursos hasta la mejora de la seguridad con la señalización de sus instalaciones.
Sean cuales sean tus necesidades de identificación y clasificación, el uso de etiquetas puede ayudar a hacer más sencillo el día a día.