Cómo trabajar con los documentos de gestión empresarial
En una empresa se trabaja con una gran variedad de documentos que son vitales para el desarrollo de su actividad. La falta de un procedimiento para tratarlos adecuadamente puede traducirse en la pérdida de un tiempo muy valioso en su búsqueda, que puede desembocar en el extravío del documento. En algunos casos, existe la obligación legal de guardar esos documentos durante un determinado período de tiempo, por lo que un sistema de archivo inadecuado puede tener graves consecuencias.
¿Cuáles son los documentos de gestión más frecuentes en una empresa?
Los documentos de gestion de cualquier empresa tienen el objetivo de controlar la calidad y el cumplimiento de los procesos de tal negocio. Según el tamaño de la empresa, el volumen de estos documentos también varía, pero los más frecuentes coinciden en todas las organizaciones y su correcto control es fundamental para verificar las actividades del negocio en cualquier momento.
- Facturas: Cuando se realiza una transacción económica, las empresas necesitan de una factura que detalle el precio de los productos o servicios realizados para poder exigir el pago de estos. Las compañías deben tener especial cuidado en su archivo para poder tener un control minucioso de la contabilidad de la compañía y también en el caso de necesitar buscar una factura de meses o años anteriores.
- Albaranes: Son los documentos que enumeran las mercancías incluidas en una entrega y que acompañan al envío. Este documento proporciona a los clientes una visión general de los productos que se han pedido para que puedan realizar una comprobación. Por otro lado, sirve como confirmación para la empresa de que todos los productos se recibieron correctamente por el cliente.
- Recibos: Una vez se ha realizado el pago de un producto o de un servicio, los recibos quedan como prueba de la retribución recibida por parte del cliente.
- Contratos: Este documento refleja el acuerdo por escrito en el que varias partes se comprometen a cumplir las condiciones reflejadas en el mismo. No únicamente contratos de trabajo, sino también acuerdos de confidencialidad y de asociación.
- Autorización de datos personales: A través de este documento un cliente autoriza a la empresa a utilizar sus datos personales para una finalidad concreta como, por ejemplo, contactar con él para fines comerciales. Según la LOPD en el documento debe incluirse el conocimiento expreso de la finalidad del uso de sus datos. Además, también es obligatorio incluir información sobre cómo serán tratados dichos datos y los derechos del cliente a acceder a ellos, rectificarlos o cancelarlos. Todas las compañías deben asegurar la disponibilidad de esta autorización por si, en un momento dado, debe demostrar el correcto uso de información sensible de sus clientes.
Además de estos documentos, la mayoría de las empresas manejan otros archivos de carácter jurídico, fiscal o económico relevante para el desarrollo de su actividad.
¿Cómo podemos organizar estos documentos?
En los entornos de oficina actuales, cada vez más acelerados, ahorrar tiempo en el procesamiento de documentos es una parte fundamental para mantener el ritmo que requiere el negocio. Por ello, cada vez más compañías optan por la implantación de un sistema de gestión documental, que permite automatizar la gestión de archivos digitalizados, de tal manera que la información se pueda crear, compartir, organizar y almacenar de manera eficiente y precisa.
Un sistema de gestión documental puede ayudarnos en la automatización de la tarea de digitalizar, renombrar y ordenar el gran volumen de documentos de gestión que se manejan en una empresa y que deben estar organizados digitalmente para optimizar su búsqueda y archivo.
El proceso de archivo es uno de los más cruciales, ya que el formato digital, además, debe ser perdurable en el tiempo, para que así el documento sea accesible cuando pasen los años, independientemente de que las empresas de software de creación y lectura existan o no. Lo más indicado para garantizar la legibilidad del documento en formato digital es que se guarde en formato PDF/A.
Gracias a este control sobre los documentos, las empresas pueden obtener diferentes beneficios:
- Incremento del ahorro de tiempo y costes. Al tener todos estos documentos organizados y archivados en la intranet de la empresa, hace que sea más fácil y rápido localizar la información correcta. De esta manera, los trabajadores pueden invertir menos tiempo en la búsqueda de documentos.
- Aumento de la colaboración y la comunicación. La implementación de un sistema de gestión de documentos promueve una colaboración más ágil y sencilla entre los empleados, especialmente en diferentes ubicaciones geográficas. Al tener la capacidad de acceder rápidamente a los documentos y compartirlos en red, los usuarios pueden trabajar juntos en el mismo proyecto sin fisuras.
- Mejora de la productividad. Cargar, editar, rastrear y compartir documentos lleva la mitad del tiempo con un sistema de gestión documental. Gracias a ello, los empleados pueden ser más productivos y, en última instancia, más eficientes.
- Mayor seguridad y consistencia. Los sistemas de gestión documental automatizan el flujo de trabajo evitando pérdidas de archivos críticos para la empresa. Los errores humanos por la entrada de datos de forma manual se minimizan, por lo que el renombramiento y enrutamiento de cada archivo se hará con la misma consistencia, recuperándose de manera fácil y rápida.
Estos beneficios hacen patente la importancia de tener un sistema integral de gestión documental en la empresa. Por tanto, mantener los documentos de gestión de la empresa digitalizados y correctamente archivados, puede ahorrar mucho tiempo, repercutiendo directamente en la productividad de la empresa.
